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Änderungen veröffentlichen

Die von ihnen durchgeführten Planänderungen sind nicht sofort für alle Benutzer von DAVINCI bzw. DAVINCI-LOOK sichtbar. Dazu müssen die Änderungen zuerst explizit veröffentlicht werden.

In der Änderungsliste sind Änderungen zunächst in der Spalte Status mit dem Wert Unveröffentlicht gekennzeichnet. Auf diese Weise können Änderungen erstellt werden, ohne dass diese direkt für alle sichtbar sind. Wenn die Änderungen fertig abgeschlossen sind, müssen diese veröffentlicht werden.

Die Schaltfläche `Änderungen freigeben` finden Sie in der Menügruppe `Publizieren > Pläne veröffentlichen`.

Im Dialogfenster `Änderungen freigeben` legen Sie fest, ob Sie nur eigene oder Änderungen anderer Bearbeiter veröffentlichen.

So veröffentlichen Sie Änderungen:

1. Betätigen Sie die Schaltfläche Änderungen freigeben in der Menügruppe Publizieren > Pläne veröffentlichen.

2. Wählen Sie im Dialogfenster Änderungen veröffentlichen die Art der Veröffentlichung aus.

3. Dabei können Sie entweder nur Ihre eigene Änderungen veröffentlichen oder auch zusammen mit den Änderungen auch anderer Benutzer. Wählen Sie eine der beiden Optionen aus und bestätigen Sie mit OK.

4. In der Änderungsliste wird nun der Spalte Status der Wert von Unveröffentlicht auf Veröffentlicht gesetzt. Jetzt sind die Änderungen für alle anderen Benutzer in DAVINCI bzw. DAVINCI-LOOK sichtbar.

Drucken

In daVinci-Vertretungsplan unterstützt grundsätzlich zwei Art des Druckens:

• Reine Vertretungspläne: Hier werden nur die durch die Vertretung entstandenen Veränderungen in Form von Listen ausgegeben. Der reguläre Unterricht wird dabei nicht berücksichtigt. Diese Art des Ausdrucks wird bevorzugt, wenn es nur um eine Auflistung der reinen Änderungen gegenüber dem regulären Plan geht. Dies ist beispielsweise als Informationsquelle für die tägliche Änderungsliste für die Schüler und Lehrer gedacht.
• Tagesaktuelle Stundenpläne: Unter Berücksichtigung des regulären Plans und der eventuellen Veränderungen durch Vertretungen wird der Stundenplan tagesaktuell gedruckt. Auf diese Weise kann beispielsweise der tatsächlich stattfindende Unterrichtsplan einer Woche für eine Klasse oder einen Lehre festgehalten werden, welche von sich in Abhängigkeit von vorhandenen Vertretungsregelungen vom vorab über einen Zeitraum geplanten Unterricht unterscheiden kann. Beide Arten werden in den nachfolgenden Abschnitten näher erläutert.

Vertretungspläne drucken

Um einen Vertretungsplan direkt zu drucken, gehen Sie wie folgt vor:

1. Betätigen Sie die Drucken-Schaltfläche Plan > Veröffentlichen > Pläne Drucken
2. Wählen Sie im Dialogfenster Drucken im Bereich Zeitraum unter von und bis das Von- und Bis-Datum aus.
3. Legen Sie im Bereich Auswahl den Druckformattyp fest. Dabei können Sie unter Filter die Liste der möglichen Kürzel einschränken. Standardmäßig sind alle Kürzel der Liste vormarkiert. Durch Markieren bzw. Demarkieren können Sie die Auswahl der Kürzel entsprechend anpassen.
4. Wählen Sie jetzt im Bereich Druckformat unter Auswahl das Druckformat aus.
5. Geben Sie optional bei Bemerkung eine Bemerkung an, die unter jedem Einzeldruck stehen soll.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken, um die Ausgabe direkt auf den Drucker zu leiten. Wählen Sie die Schaltfläche Vorschau, um die Ausgabe erst auf dem Bildschirm zu prüfen.

Druckvorschau

Mit der Auswahl der Vorschau gelangen Sie in ein Fenster mit umfangreicher Funktionalität, welche über verschiedene Menügruppen aufgerufen werden kann.

Im Dialogfenster der Druckvorschau können Sie sowohl das Druckergebnis ansehen als auch Einstellungen des ausgewählten Druckformats direkt ändern.

Menügruppe Bericht

Über die Schaltfläche Design gelangen Sie direkt zu den Detaileinstellungen des definierten Druckformats. Alle Änderungen werden direkt im Druckformat gespeichert und unmittelbar in der Vorschau angezeigt.

In den Menügruppe `Vorschau > Bericht` finden Sie die Schaltfläche `Design`.

Hinweis

Bei geschickter Anordnung von Vorschaufenster und dem Dialogfenster für die Detaileinstellungen des Druckformats, können Sie beide Fenster nebeneinander anzeigen. Wenn Sie jetzt Änderungen im Dialogfenster des Druckformats vornehmen und anschließend auf die Schaltfläche Übernehmen klicken, werden die Änderungen sofort im Vorschaufenster sichtbar, ohne das Dialogfenster verlassen zu müssen.

Menügruppe Ausgabe

Hier können Sie über die Schaltfläche Drucken die Ausgabe direkt auf den Drucker ausgeben.

In der Menügruppe "Vorschau|Ausgabe" finden Sie die Schaltfläche `Drucken`.

Das Dialogfenster zur Auswahl der Druckeroptionen wird aufgerufen, wenn Sie die Schaltfläche Druckdialog anwählen. Optional können Sie die Ausgabe in eine PDF-Datei exportieren, wenn Sie auf die Schaltfläche Nach PDF exportieren drücken.

Menügruppe Format

Mit der Schaltfläche Seite einrichten können Sie das Dialogfenster zum Einrichten der Seite für den Ausdruck aufrufen.

In der Menügruppe "Vorschau|Format" finden Sie die Schaltfläche `Seite einrichten`.

In diesem Dialogfenster können Sie auf insgesamt vire Registerkarten grundlegende Seiteneinstellungen vornehmen.

Menügruppe Zoom

Sie können über die Schaltflächen Ganze Seite, Zwei Seiten oder allgemein über das Aufklappmenü Seiten festlegen, wie viel Seiten gleichzeitig in der Vorschau dargestellt werden sollen.

Hier sehen Sie die Schaltflächen der Menügruppe `Zoom`

Das Aufklappmenü Zoom ermöglicht diverse Einstellung für die prozentuale Darstellung der Originalgröße.

Menügruppe Navigation

Hier können Sie die zwischen den einzelnen Seiten der Vorschau navigieren.

Hier sehen Sie die Schaltflächen der Menügruppe "Navigation"

Menügruppe Vorschau

Über Anwahl der Schaltfläche Kleinansicht wird die Vorschau in eine linke und eine rechte Fläche unterteilt. Links wird die einzelne Seite in der gewünschten Größe angezeigt und auf der rechten werden alle Seiten in Miniaturansicht zur schnellen Anwahl angezeigt.

Hier sehen Sie die Schaltflächen der Menügruppe "Vorschau".

Das Aufklappmenü Ansicht ermöglich das Einblenden von Rändern, der Ränderleiste oben und/oder der Statusleiste unten in der Vorschau. Ränder selbst werden dabei in der Vorschau des Berichts durch gestrichelte Linien dargestellt.

Tagesaktuell Stundenpläne drucken

Neben dem Druck von regulären Stundenplänen können Stundenpläne auch tagesaktuelle aufgrund von eventuellen Veränderung im Vertretungsplan ausgegeben werden.

Um einen Vertretungsplan direkt zu drucken, gehen Sie wie folgt vor:

1. Betätigen Sie die Drucken-Schaltfläche in der Symbolleiste für den Schnellzugriff, die sich ganz oben links im Programmfenster befindet.

Die Schaltfläche „Pläne drucken“ finden Sie in der Schnellzugriffsleiste des Programmfensters.

Oder: Klicken Sie auf die Schaltfläche Pläne drucken in der Menügruppe Publizieren > Pläne veröffentlichen.

Die Schaltfläche „Pläne drucken“ finden Sie in der Schnellzugriffsleiste des Programmfensters.

1. Wählen Sie im Dialogfenster Drucken im Bereich Zeitraum unter Nur von und bis das Von- und Bis-Datum aus.

Im Dialogfenster "Drucken“ treffen Sie grundlegende Einstellungen für den bevorstehenden Druckauftrag.

1. Markieren Sie zusätzlich das Kontrollkästchen Mit Vertretungsinformationen drucken.
2. Legen Sie im Bereich Auswahl einen der Druckformatstypen Klassenpläne, Lehrerpläne, Raumpläne, Fachpläne, Schülerpläne oder Aufsichtspläne fest. Dabei können Sie unter Filter die Liste der möglichen Kürzel einschränken. Standardmäßig sind alle Kürzel der Liste vormarkiert. Durch Markieren bzw. Demarkieren können Sie die Auswahl der Kürzel entsprechend anpassen.
3. Wählen Sie jetzt im Bereich Druckformat unter Auswahl das Druckformat aus.
4. Geben Sie optional bei Bemerkung eine Bemerkung an, die unter jedem Einzeldruck stehen soll.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken, um die Ausgabe direkt auf den Drucker zu leiten. Wählen Sie die Schaltfläche Vorschau, um die Ausgabe erst auf dem Bildschirm zu prüfen.

Sammeldruck

Neben dem Druck über einzelne Druckformate können auch mehrere Druckformate zu einem übergreifenden Sammeldruckformat zusammengefasst werden. In diesem Fall kann der Ausdruck verschiedener Druckformate mit einem einzigen Druckaufruf erfolgen.

Für den Bereich des Vertretungsplans können Sie auf diese Weise beispielweise den Tagesvertretungsplan nach Stunden für die Schüler und die Vertretungslehrerliste für die Lehrer mit einem Sammeldruckformat ausgeben.

Wählen Sie dazu gemäß der Beschreibung unter Abschnitt „Druckformat bearbeiten “ ein Druckformat vom Druckformattyp Sammeldruckformat.

Hier tragen Sie den Namen des neuen Sammeldruckformats ein.

Nach der Definition des Namens für das neue Sammeldruckformat können Sie beim Bearbeiten des Druckformats aus der Liste der der bestehenden Druckformate diejenigen auswählen, welche in das Sammeldruckformat aufgenommen werden sollen.

Beim Ausdruck werden dann die Druckformate des Sammeldruckformats in der Reihenfolge der Auflistung ausgegeben.

In diesem Dialogfenster wählen Sie die Druckformate des neuen Sammeldruckformats aus.

Druckformattypen

Für das Drucken von Vertretungsplänen können Sie zwischen sechs Druckformattypen für Vertretungspläne wählen.

Vertretungsplantyp	Bedeutung
Tagesvertretungsplan nach Klassen	Alle Vertretungen für einen bestimmten Tag werden nach ausgewählten Klassen sortiert gedruckt
Tagesvertretungsplan nach Lehrern	Alle Vertretungen für einen bestimmten Tag werden nach ausgewählten Vertretungslehrern sortiert gedruckt
Tagesvertretungsplan nach Stunden	Alle Vertretungen für einen bestimmten Tag werden nach Stunden sortiert gedruckt
Klassenvertretungen	Alle Vertretungen werden nach ausgewählten Klassen gedruckt Lehrervertretungen Alle Vertretungen werden nach ausgewählten fehlenden Lehrern gedruckt
Vertretungslehrerliste	Alle Vertretungseinsätze werden nach ausgewählten Lehrern gedruckt

Für jedes dieser Druckformattypen können Sie ein oder mehrere Druckformate definieren. Jedes Druckformat legt den Inhalt der auszugebenen Informationen fest.

Druckformat bearbeiten

Die Liste der zur Verfügung stehenden Druckformate.

So erstellen Sie ein neues Druckformat:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken in der Symbolleiste für den Schnellzugriff, die sich ganz oben links im Programmfenster befindet oder klicken Sie auf die Schaltfläche Pläne drucken in der Menügruppe Publizieren > Pläne veröffentlichen.

2. Wählen Sie im Dialogfenster Drucken die Schaltfläche Druckformate. Klicken Sie im Dialogfenster Druckformate auf die Schaltfläche Hinzufügen.

3. Geben Sie einen Namen für das Druckformat an, wählen Sie den zugehörigen Druckformattyp aus und klicken Sie dann auf OK.

4. Definieren Sie nun die Details des Druckformats.

Hier tragen Sie Name und Typ des neuen Druckformats ein.

Sie können auch auf Basis eines bereits bestehenden Druckformats ein neues Druckformat definieren.

So duplizieren Sie ein Druckformat:

1. Markieren Sie im Dialogfenster Druckformate das zu duplizierende Druckformat und wählen Sie dann die Schaltfläche Duplizieren.

2. Geben Sie einen Namen für das neue Druckformat an und klicken Sie dann auf OK.

3. Ändern Sie jetzt die Vorgaben des kopierten Druckformats nach Ihren Wünschen ab.

Die Detailangaben zu den Druckvorgaben können Sie auf den verschiedenen Registerkarten einstellen.

Dies ist die Registerkarte `Tabelle` des Dialogfensters für ein Druckformat des Typs `Tagesvertretungsplan nach Klassen`.

Auf dieser Registerkarte Tabelle legen Sie Schriftart, Schriftgröße, Hintergrundfarbe und Ausrichtung der Überschrift pro Spalte und des Inhalts der Spalte fest. Bei den Zeilen können Sie zwei Hintergrundfarben angeben. Die erste Hintergrundfarbe wird nur für die ungeraden Zeilen und die zweite Hintergrundfarbe wird nur für die gerade Zeilen verwendet. Auf diese Weise können Sie beispielweise folgenden Ausdruck realisieren.

Dieser Ausdruck eines Tagesvertretungsplans besitzt unterschiedliche Hintergrundfarben.

Auf der Registerkarte Spalten legen Sie die Spalten fest, die Sie ausdrucken wollen. Für jede Spalte können Sie über die Schaltfläche Hinzufügen oder Entfernen entscheiden, ob eine Spalte in die Liste Sichtbare Spalten aufgenommen wird. Über die Schaltflächen mit dem Pfeil oben oder unten können Sie die Reihenfolge der anzuzeigenden Spalten beeinflussen.

Dies ist die Registerkarte `Spalten` des Dialogfensters für ein Druckformat des Typs `Tagesvertretungsplan nach Klassen`.

Für jede Spalte wird beim Ausdruck in Abhängigkeit vom enthaltenen Text die Spaltenbreite dynamisch berechnet. Alternativ können Sie für jede Spalte eine individuelle feste Breite definieren, in dem
Sie das Kontrollkästchen Benutzerdefinierte Spaltenbreite markieren und die gewünschte Breite bei Breite (mm) eintragen. Optional können Sie unter Überschrift eine alternative Überschrift für die aktuelle markierte Spalte angeben.

Auf der Registerkarte Titel & Infos geben Sie hier Schriftart, Schriftgröße, Hintergrundfarbe und Ausrichtung der Planüberschrift und des Infobereichs fest. Optional können Sie festlegen, ob die fehlenden Lehrer und/oder fehlenden Klassen mit im Kopf ausgegeben werden.

Dies ist die Registerkarte `Titel & Infos` des Dialogfensters für ein Druckformat des Typs `Tagesvertretungsplan nach Klassen`.

Auf der Registerkarte Seite können Sie die Bezeichnungen für Lehrer in Überschriften und in den Zellen festlegen. Zusätzlich können Sie über das Optionsfeld Jede Tabelle auf neuer Seite beginnen entscheiden, ob die Ausdrucke pro Tabelle mit einer neuen Seite anfangen oder fortlaufend ausgegeben werden.

Dies ist die Registerkarte `Seite` des Dialogfensters für ein Druckformat des Typs `Tagesvertretungsplan nach Klassen`.

So bearbeiten oder löschen Sie ein Druckformat:

1. Öffnen Sie das Drucken-Fenster.

2. Markieren Sie im Dialogfenster Druckformate das gewünschte Druckformat und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten bzw. auf die Schaltfläche Löschen.

HTML-Vertretungspläne exportieren

Neben dem Drucken von Vertretungsplänen können diese auch elektronisch als HTML-Dateien exportiert werden, um dann im Intranet bzw. Internet veröffentlicht zu werden.

Um einen Vertretungsplan im HTML-Format direkt zu exportieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche HTML-Pläne exportieren in der Menügruppe Plan > Veröffentlichen > HTML Pläne exprotieren
2. Wählen Sie im Dialogfenster HTML-Export im Bereich Zeitraum unter von und bis das Von- und Bis-Datum aus.
3. Legen Sie im Bereich Auswahl den Exportformattyp fest. Dabei können Sie unter Filter die Liste der möglichen Kürzel einschränken. Standardmäßig sind alle Kürzel der Liste vormarkiert. Durch Markieren bzw. Demarkieren können Sie die Auswahl der Kürzel entsprechend anpassen.
4. Wählen Sie jetzt im Bereich HTML-Exportformate unter Auswahl das HTML-Exportformat aus.
5. Geben Sie optional bei Bemerkung eine Bemerkung an, die unter jedem Einzeldruck stehen soll.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren, um die HTML-Dateien zu exportieren.

HTML-Exportformattypen

Für den HTML-Export von Vertretungsplänen können Sie anlog zum Drucken zwischen sechs HTML-Exportformatstypen für Vertretungen wählen.

Vertretungsplantyp	Bedeutung
Tagesvertretungsplan nach Klassen	Alle Vertretungen für einen bestimmten Tag werden nach ausgewählten Klassen sortiert gedruckt
Tagesvertretungsplan nach Lehrern	Alle Vertretungen für einen bestimmten Tag werden nach ausgewählten Vertretungslehrern sortiert gedruckt
Tagesvertretungsplan nach Stunden	Alle Vertretungen für einen bestimmten Tag werden nach Stunden sortiert gedruckt
Klassenvertretungen	Alle Vertretungen werden nach ausgewählten Klassen gedruckt Lehrervertretungen Alle Vertretungen werden nach ausgewählten fehlenden Lehrern gedruckt
Vertretungslehrerliste	Alle Vertretungseinsätze werden nach ausgewählten Lehrern gedruckt

Für jedes dieser Exportformattypen können Sie ein oder mehrere HTML-Exportformate definieren. Jedes Exportformat legt den Inhalt der auszugebenen Informationen fest.

HTML-Exportformat bearbeiten

Die Liste der zur Verfügung stehenden HTML-Exportformate.

So erstellen Sie ein neues Exportformat:

1. klicken Sie auf die Schaltfläche HTML-Pläne exportieren in der Menügruppe Publizieren > Pläne veröffentlichen.

2. Wählen Sie im Dialogfenster HTML-Export die Schaltfläche HTML-Exportformate. Klicken Sie im Dialogfenster HTML-Exportformate auf die Schaltfläche Hinzufügen.

3. Geben Sie einen Namen für das HTML-Exportformat an, wählen Sie den zugehörigen Exportformattyp aus und klicken Sie dann auf OK.

4. Definieren Sie nun die Details des HTML-Exportformats.

Hier tragen Sie Name und Typ des neuen Exportformats ein.

Sie können auch auf Basis eines bereits bestehenden Druckformats ein neues Druckformat definieren. So duplizieren Sie ein HTML-Exportformat:

1. Markieren Sie im Dialogfenster HTML-Exportformate das zu duplizierende Exportformat und wählen Sie dann die Schaltfläche Duplizieren.

2. Geben Sie einen Namen für das neue Exportformat an und klicken Sie dann auf OK.

3. Ändern Sie jetzt die Vorgaben des kopierten HTML-Exportformats nach Ihren Wünschen ab.

Die Detailangaben zu den Exportvorgaben können Sie auf den verschiedenen Registerkarten einstellen.

Kurznachrichten versenden

Hinweis

Die Nutzung der in diesem Kapitel beschriebenen Funktionalität setzt eine Lizenz des Moduls daVinci LIVEMESSAGE voraus.

Sie können in daVinci jederzeit Kurznachrichten an Lehrer und Schüler senden. Diese Funktionalität können Sie z.B. verwenden, um Ihre Kollegen schnell über Planänderungen zu informieren. Der versand kann per E-Mail und/oder per SMS erfolgen.

So rufen Sie das Fenster „Änderungen mitteilen“ auf: Klicken Sie auf die Schaltfläche Änderungen mitteilen in der Menügruppe Publizieren > Pläne veröffentlichen

Hinweis

Zuvor müssen Sie bei den betreffenden Lehrern bzw. Schülern die E-Mail-Adressen bzw. die Mobiltelefonnummern eingegeben haben. Sie tragen diese Angaben in der Ansicht Stammdaten > Lehrer bzw Stammdaten > Schüler in den Spalten E-Mail bzw. Mobil ein.

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