Der DAVINCI VERTRETUNGSPLAN

Vertretungen erstellen

Die eingetragenen Fehlzeiten definieren die Problemstellung, für die der Vertretungsplaner eine Lösung finden muss. Für die abwesenden Lehrer und die nicht verfügbaren Räume muss Ersatz gefunden werden. Die eingetragenen Klassenfehlzeiten geben Aufschluss, welche Lehrer für eine Vertretung außerplanmäßig zur Verfügung stehen. Lehrerunterricht in einer abwesenden Klasse muss nicht vertreten werden.

Für die Erstellung Ihrer Lehrer- und Raumvertretungen steht Ihnen die Ansicht „Vertretungen“ zur Verfügung. Um diese Ansicht zu öffnen, wählen Sie in der Navigationsleiste die Navigationsgruppe Vertretungsplan mit der Ansicht Vertretungen aus.

Dies ist die Ansicht `Vertretungen`.
Dies ist die Ansicht `Vertretungen`.

Aufbau der Ansicht „Vertretungen“

Die Ansicht „Vertretungen“ unterteilt sich in drei grundlegende Bereiche:

  • Fehlzeiten-\/Vertretungen-Liste: Oben links befindet sich eine Liste aller aktuellen Raum- und Lehrfehlzeiten. Durch das Markieren eines bestimmten Eintrags, wählen Sie die zu bearbeitende Fehlzeit aus. Wenn Sie für eine Fehlzeit eine Vertretung erstellen, wird die zugehörige Zeile um die Vertretungsinformationen ergänzt.

  • Liste möglicher Vertreter: Unten links sehen Sie eine Liste der möglichen Vertreter für die ausgewählte Raum- oder Lehrerfehlzeit. Mit den Registerkarten Direkte Vertreter, Indirekte Vertreter, Räume und Fächer legen Sie die Art der zu erstellenden Vertretung fest.

  • Betroffene-Pläne-Fenster: Rechts befindet sich ein Planfenster, in dem die Einzelpläne der von einer Fehlzeit betroffenen bzw. an einer Vertretungslösung beteiligten Lehrer, Räume und Klassen auf unterschiedlichen Registerkarten angezeigt werden. Mit den Registerschaltflächen unterhalb des angezeigten Einzelplans, können Sie zwischen den betroffenen Einzelplänen des markierten Listeneintrags wechseln.

Dies ist die Fehlzeiten-/Vertretungen-Liste in der Ansicht „Vertretungen“.
Dies ist die Fehlzeiten-/Vertretungen-Liste in der Ansicht „Vertretungen“.

Zu Beginn der Vertretungserstellung können Sie festlegen, ab welchem Zeitraum die eingetragenen Fehlzeiten in der Fehlzeiten-Liste angezeigt werden.

Dies ist der Kopfbalken Fehlzeiten-/Vertretungen-Liste in der Ansicht „Vertretungen“.
Dies ist der Kopfbalken Fehlzeiten-/Vertretungen-Liste in der Ansicht „Vertretungen“.

Das auf dem Kopfbalken der Fehlzeiten-Liste dargestellte Datum bedeutet, dass die eingetragenen Fehlzeiten ab diesem Datum angeboten werden. Hier ist standardmäßig das aktuelle Systemdatum Ihres Rechners voreingestellt. Sie können aber mit den Pfeilschaltflächen oben rechts auf dem Kopfbalken zu einem früheren oder späteren Datum weiterblättern. Auf der linken Seite des Kopfbalkens zeigt der Wert neben Offene die Anzahl der ab diesem Datum noch zu bearbeitenden Fehlzeiten an.

Die nachfolgende Tabelle erläutert die Bedeutung der Spalten der Fehlzeiten-\/Vertretungen-Liste:

Spalte Bedeutung
Block Hier wird im Fall von geblocktem Unterricht die Blocknummer des Termins aufgeführt.
Typ Zeigt mit Hilfe von Symbolen an, ob es sich um eine zu erstellende Lehreränderung (), ein Raumänderung (), eine Aufsichtsänderung (), eine Fehlstelle () oder freigestellten Unterricht () handelt.
Status Zeigt an, ob es sich um eine offene oder erledigte Lehrer-, Raum-, Aufsichtsänderung oder Fehlstelle handelt
Datum Dies ist das Datum der Fehlzeit\/Vertretung.
Tag Hier wird der Wochentag der Fehlzeit\/Vertretung angezeigt.
Pos Hier wird die Position der Fehlzeit\/Vertretung angezeigt.
Zeit Hier wird die Zeitspanne der Fehlzeit\/Vertretung angezeigt.
Fehlt Zeigt den fehlenden Lehrer
Lehrer Zeigt den Lehrer und ggf. den Vertretungslehrer an
Klasse Zeigt die Klasse, die von der Änderung betroffen ist.
Raum Zeigt den Raum und ggf. den Vertretungsraum an
Fach Zeigt das Fach und ggf. das Vertretungsfach an
Info Hier können Sie eine Information zur Vertretung angeben, die auch im Ausdruck eingeblendet werden kann. Textvorlagen für dieses Feld können ausgewählt werden, wenn diese in den Vertretungsoptionen definiert sind (siehe Abschnitt "Vordefinierte Infos, Mitteilungen und Bemerkungen")
Mitteilung Gibt Gelegenheit für eine zusätzliche Mitteilung, die auch im Ausdruck eingeblendet werden kann. Textvorlagen für dieses Feld können ausgewählt werden, wenn diese in den Vertretungsoptionen definiert sind (siehe Abschnitt Vordefinierte Infos, Mitteilungen und Bemerkungen)
Bemerkung Gibt Gelegenheit für eine zusätzliche interne Bemerkungen, die eigentlich im Ausdruck nicht eingeblendet werden sollte, da sie nur Informationen für den DAVINCI-Vertretungsplaner beinhaltet. Textvorlagen für dieses Feld können ausgewählt werden, wenn diese in den Vertretungsoptionen definiert sind (siehe Abschnitt Vordefinierte Infos, Mitteilungen und Bemerkungen).
Entfallgrund Zeigt bei Vertretungsentfall den zugewiesenen Entfallgrund an. Entfallgründe sind im Schlüsselverzeichnis „Vertretungsentfallgründe“ definiert.
Lehrerart Kann mit einem Eintrag aus dem Schlüsselverzeichnis „Vertretungslehrerarten“ gefüllt werden
Qualität Kann mit einem Eintrag aus dem Schlüsselverzeichnis „Vertretungsqualität“ gefüllt

werden

Hinweis

Sie können darüber hinaus die Fehlzeiten-\/Vertretungen-Liste nach einzelnen Spalten gruppieren, Spalten ein-\/ausblenden und nach verschiedenen Kriterien filtern, so dass Sie den angezeigten Ausschnitt der eingetragenen Fehlzeiten\/Vertretungen sehr flexibel an Ihre konkreten Erfordernisse anpassen können.

Sobald in der Fehlzeiten-\/Vertretungen-Liste ein bestimmter Eintrag markiert wird, zeigt die VertreterListe eine Auswahl der Lehrer, Räume und Fächer an, die als Ersatz zur Verfügung stehen. Dabei bietet sich dem Vertretungsplaner eine Reihe von Instrumenten, mit denen er die angezeigte Auswahl im Vorfeld beeinflussen kann.

Mit den Registerkarten Direkte Vertreter, Indirekte Vertreter, Räume und Fächer legt der Vertretungsplaner zunächst die Art der zu erstellenden Vertretung fest. Die mit diesen Vertretungsarten jeweils verbundenen spezifischen Vorgehensweisen werden in den folgenden Abschnitten dieses Kapitels behandelt.

Dies ist die Liste der möglichen Vertreter in der Ansicht „Vertretungen“.
Dies ist die Liste der möglichen Vertreter in der Ansicht „Vertretungen“.

Darüber hinaus kann der Planer die Reihenfolge der auf den Registerkarten Direkte Vertreter und Indirekte Vertreter angebotenen Lehrer nach im Vorfeld festzulegenden Prioritäten organisieren.

Bevor Sie mit DAVINCI Lehrervertretungen erstellen, sollten Sie deshalb klären, welche allgemeinen Prioritäten für die Auswahl Ihrer Vertretungslehrer gelten. Wie Sie dabei vorgehen müssen, erfahren Sie im nächsten Kapitel.

Hinweis

Sie können die Liste der angezeigten Vertreter per Klick auf den Spaltentitel sortieren.

Die individuellen Prioritäten bei der Auswahl der Vertretungslehrer werden anhand verschiedener Parameter definiert, die der Vertretungsplaner im Vorfeld gewichtet. Bei den Parametern muss man zwischen Eignungsfaktoren, Vertretungseinschränkungen und einer Anzeigeeinstellung unterscheiden.

Um Ihre individuelle Bewertung dieser Parameter vorzunehmen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

  1. Wählen Sie in der Navigationsleiste die Navigationsgruppe Vertretungsplan mit der Ansicht Vertretungen aus.

  2. Klicken Sie die Schaltfläche Einstellungen, die Sie in der Menügruppe Start > Vertretungen finden.

  3. Füllen Sie im erscheinenden Dialogfenster Vertretungseinstellungen die Eingabefelder neben den einzelnen Parametern jeweils den Werten.

  4. Bestätigen Sie Ihre Angaben abschließend mit OK.

Eignungsfaktoren

Auf der Registerkarte Eignungsfaktoren des Dialogfensters Vertretungseinstellungen stehen für die Gewichtung der Eignungsfaktoren mehrere Parameter zur Verfügung, die der Vertretungsplaner mit einer Zahl zwischen 0 (unwichtig) bis 1000 (sehr wichtig) einstufen kann bzw. bei den Angaben zu den Anrechnungsstunden durch konkrete Werte festlegen kann.

Hier legen Sie die Eignungsfaktoren für die Vertretungslehrer fest.
Hier legen Sie die Eignungsfaktoren für die Vertretungslehrer fest.

Für direkte Vertretungslehrer gelten die nachfolgenden Eignungsfaktoren. Direkte Vertreter sind Lehrer, die zum Zeitpunkt der ausgefallenen Unterrichtsstunde des Kollegen selbst keinen Unterricht oder parallel in der gleichen Blockung Unterricht haben, aus der ein Lehrer fehlt.

Spalte Bedeutung
Übernehmen Der Lehrer unterrichtet zum Vertretungstermin im gleichen Block
Vorziehen Der Lehrer unterrichtet die vom Vertretungstermin betroffene Kasse
Frei Der Lehrer weist zum Vertretungstermin eine Freistunde auf
Präsenz Der Lehrer besitzt zum Vertretungstermin eine Präsenzstunde
Zeitwunsch Der Vertretungstermin entspricht dem in den Stammdaten erfassten
Zeitwunsch des Lehrers Springstundenvermeidung Der Lehrer möchte durch den Vertretungseinsatz keine Springstunde erhalten.
Ausfallstunde Der Lehrer besitzt zum Vertretungstermin eine Ausfallstunden, weil seine planmäßige Klasse fehlt
Positive Anrechenstd. monatlich Der Lehrer soll maximal die angegebene Zahl an positiven Anrechenstunden pro Monat erhalten
Positive Anrechenstd. jährlich Der Lehrer soll maximal die angegebene Zahl an positiven Anrechenstunden pro Planungszeitraum erhalten
Negative Anrechenstd. monatlich Der Lehrer soll maximal die angegebene Zahl an negativen Anrechenstunden monatlich erhalten
Negative Anrechenstd. jährlich Der Lehrer soll maximal die angegebene Zahl an negativen Anrechenstunden pro Planungszeitraum erhalten

Für direkte als auch indirekte Vertretungslehrer gelten die folgenden Eignungsfaktoren:

Spalte Bedeutung
Klasse Der Lehrer unterrichtet die Klasse des Vertretungstermins
Fach Der Lehrer unterrichtet das Fach des Vertretungstermins
Teamzugehörigkeit Der Lehrer gehört zum Team des Lehrers, für den die Vertretung notwendig ist.

Aus den erfolgten Angaben bei den Eignungsfaktoren errechnet daVinci nun die Eignungszahl der möglichen Vertretungslehrer. Die in der Vertreterliste dargebotene Reihenfolge orientiert sich an der Höhe dieser Eignungszahl. Je größer der Wert dieses Koeffizienten ausfällt, desto höher ist die Position eines Lehrers in der Liste der möglichen Vertreter.

Hinweis

Über die Schaltfläche Vorgaben können Sie jederzeit wieder die Standardvorgaben einstellen.

Vertretungseinschränkungen

Auf der Registerkarte Vertretungseinschränkungen des Dialogfensters Vertretungseinstellungen kann für jeden Lehrer angegeben werden, ob er für einen Vertretungseinsatz verwendet werden soll. Der Vertretungsplaner kann dies über eine Zahl zwischen 0 (keine Einschränkung) bis 10 (maximale Einschränkung) festlegen.

Hier soll der Lehrer „Kid“ mit der Einschränkung „10“ möglichst nicht zur Vertretung
eingesetzt werden. Er wird als möglicher Vertretungslehrer mit dem geringsten Eignungswert „0“
angezeigt.
Hier soll der Lehrer „Kid“ mit der Einschränkung „10“ möglichst nicht zur Vertretung eingesetzt werden. Er wird als möglicher Vertretungslehrer mit dem geringsten Eignungswert „0“ angezeigt.

Anzeigeeinstellung

Auf der Registerkarte Anzeigen des Dialogfensters Vertretungseinstellungen können Sie bestimmte Einstellungen für die Anzeige von möglichen Vertretern und Stundenplänen vornehmen.

Einstellungen für die Vertretungserstellung
Einstellungen für die Vertretungserstellung

Vertreter anzeigen

Sie können im DAVINCI-Vertretungsplan einstellen, dass Ihnen zur Vertretung von Gruppenunterricht keine Vertreter zum Vorziehen angeboten werden, deren zugehöriger Unterricht im Klassenverband stattfindet. Umgekehrt sorgt die entsprechende Einstellung auch dafür, dass für Unterricht im Klassenverband kein Vertreter zum Vorziehen angezeigt wird, der einem Gruppenunterricht zugewiesen ist.

Um diese Einstellung zu treffen gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

  1. Wählen Sie in der Navigationsleiste die Navigationsgruppe Vertretungsplan mit der Ansicht Vertretungen aus.

  2. Klicken Sie die Schaltfläche Einstellungen, die Sie in der Menügruppe Start > Vertretungen finden.

  3. Wählen Sie die Registerkarte Anzeigen im Dialogfenster Vertretungseinstellungen.

  4. Markieren Sie das Optionsfeld Unterricht im Klassenverband beachten.

Die Anzeige der möglichen Vertreter zum Vorziehen von Unterricht wird nun an das Klassenverbandskriterium angepasst.

Vorziehbare Vertreter

Bei der Suche nach möglichen Vertretern wird im DAVINCI-Vertretungsplan auch die Option geprüft, ob die Vertretung eines fehlenden Lehrers durch das Vorziehen von Unterricht erfolgen kann. Standardmäßig erfolgt diese Suche durch das Prüfen von vorziehbarem Unterricht in der von der Vertretung betroffenen Klasse in der Zukunft. Soll die Suche auch in der vom Vertretungstermin aus gesehenen Vergangenheit erfolgen, so müssen Sie das Optionsfeld Aber nicht aus der Vergangenheit deaktivieren.

Wie viele Tage in der Zukunft bzw. in Zukunft und Vergangenheit dazu geprüft werden, wird durch den Eintrag im Feld Tage vor Vertretungsdatum für vorziehbare Termine berücksichtigen beeinflusst.

Farben in Stundenplänen

Um die in den Stammdaten von daVinci festgelegten Farben für Lehrer, Klassen, Fächer und Räume in den Stundenplänen nicht anzuzeigen, müssen Sie die Option Termine ohne Farben anzeigen markieren.

Geeignete Vertretungslehrer suchen

Der Eignungskoeffizient ermöglicht, die dargebotene Auswahl der Vertreter nach einem festgelegten Kriterienkatalog zu organisieren. Die daraus resultierende Sortierung der Vertreterlisten wird aber nicht in jedem Fall Aufschluss über die beste Vertretungslösung geben. Als Vertretungsplaner werden Sie oft gefordert sein, zusätzlich nach einer angemessenen bzw. der situativ besten Vertretungslösung zu suchen. Die Listen der möglichen direkten und indirekten Vertreter halten hier zu jedem Kandidaten eine Reihe von Informationen bereit, die der Entscheidungsfindung dienen sollen. Die folgende Tabelle beschreibt die wichtigsten Spalten und Ihre Bedeutung:

Spalte Bedeutung
Eignung Der Eintrag zeigt den aufgrund der Eignungsfaktoren (siehe Abschnitt „Eignungsfaktoren“) errechneten Eignungswert für eine Vertretung an.
Art Die Einträge geben Aufschluss darüber, wie sich der zu vertretende zum planmäßigen Unterricht eines Lehrers verhält. Mögliche Spaltenwerte sind „Vorziehen“, „Zusätzlich“ und „Übernehmen“. Diese Alternativen werden aufgrund Ihrer besonderen Bedeutung in den nachfolgenden Kapiteln ausführlicher behandelt.
+AStd\/M Der Eintrag zeigt die Anzahl der positiven Anrechenstunden eines Lehrers im aktuellen Monat des Planungszeitraums. Zusätzlich geleistete negative Anrechenstunden können mit dieser Anzahl verrechnet werden.
-AStd\/M Der Eintrag zeigt die Anzahl der im laufenden Schuljahr bereits geleisteten negativen Anrechenstunden eines Lehrers im aktuellen Monat. Zusätzlich geleistete positive Anrechenstunden können mit dieser Anzahl verrechnet werden
+AStd\/J Der Eintrag zeigt die Anzahl der positiven Anrechenstunden eines Lehrers im aktuellen Planungszeitraum. Zusätzlich geleistete negative Anrechenstunden können mit dieser Anzahl verrechnet werden.
-AStd\/J Der Eintrag zeigt die Anzahl der im laufenden Schuljahr bereits geleisteten negativen Anrechenstunden eines Lehrers aktuellen Planungszeitraum. Zusätzlich geleistete positive Anrechenstunden können mit dieser Anzahl verrechnet werden
Priorität Die Einträge verweisen auf zentrale Rahmenbedingungen, die für eine kompetente Unterrichtsvertretung von Bedeutung sind. Mögliche Spaltenwerte sind hier das Klassenkürzel der zu vertretenden Klasse, z.B. „8a“, „Fach“ und „Frei“. Die Ausgabe dieser Werte gehorcht der folgenden impliziten Hierarchie: Unterrichtet der Vertreter die Klasse wird das Klassenkürzel der Klasse ausgegeben. Kennt der Vertreter die Klasse nicht, unterrichtet aber das zu vertretende Fach, so wird der Eintrag „Fach“ angezeigt. Unterrichtet der Vertreter weder die Klasse, noch das Fach, hat aber zum Vertretungszeitpunkt eine Freistunde, so wird der Eintrag „Frei“ angezeigt.
Raum Hier wird der aktuelle Raum des Vertreters angezeigt, wenn er zum Vertretungstermin Unterricht hat.
Soll In dieser Spalte wird der Sollstundenwert des Lehrers laut der Lehrer-Soll\/ IstBerechnung in den Stammdaten dargestellt.
Differenz Der Eintrag zeigt die Differenz zwischen den Sollstunden und den geplanten IstStunden eines Lehrers
Springstunden Zeigt an wie viele Springstunden beim Vertreter durch die zugehörige Vertretungslösung im Wochenplan hinzukommen bzw. wegfallen.
Eingeschränkt Der Eintrag zeigt den für den Vertreter eingetragenen Einschränkungswert (siehe Abschnitt „Vertretungseinschränkungen“) für eine Vertretung an.
Team In dieser Spalte wird die Teamzugehörigkeit des Vertreters angezeigt, die in den Stammdaten des Lehrers definiert ist.
Gebäude Hier wird in Abhängigkeit zu dem in der Spalte „Raum“ angezeigten Raum das zugehörige Gebäude dargestellt.

Direkte Vertreter zuweisen

Direkte Vertreter sind Lehrer, die zum Zeitpunkt der ausgefallenen Unterrichtsstunde des Kollegen selbst keinen Unterricht oder parallel in der gleichen Blockung Unterricht haben, aus der ein Lehrer fehlt. Die Liste der möglichen direkten Lösungen für eine Fehlzeit wird angezeigt, sobald die Registerkarte Direkte Vertreter geöffnet ist. Dabei gibt es grundsätzlich drei verschiedene Arten direkter Vertretungslösungen:

  • Zusätzlich: Der Vertretungslehrer leistet den Unterricht in der Vertretungsstunde zusätzlich zu seinem planmäßigen Unterricht.

  • Übernehmen: Der Vertretungslehrer übernimmt den Vertretungsunterricht zusätzlich zu seinem planmäßigen Unterricht im gleichen Block

  • Vorziehen: Der Vertretungslehrer zieht anderen Unterricht von seiner planmäßigen Position auf die Vertretungsstunde vor.

Alle drei Varianten werden im Folgenden gesondert vorgestellt.

Vertretungsunterricht zusätzlich planen

Ob es sich bei einer Vertretungslösung um zusätzlich zu leistenden Unterricht handelt, sehen Sie in der Spalte Art der Vertreterliste. Der Eintrag Zusätzlich in der Spalte Art weist daraufhin, dass der zugehörige Lehrer den Vertretungsunterricht ergänzend zu seinem regulären Wochensoll übernimmt.

Um einem Lehrer ergänzenden Vertretungsunterricht zuzuweisen, führen Sie bitte folgende Schritte durch:

  1. Markieren Sie in der Fehlzeiten-Liste die Fehlzeit, für die Sie eine Vertretung erstellen wollen.

  2. Lassen Sie die Registerkarte Direkte Vertreter geöffnet und markieren Sie einen der angezeigten Lehrer mit der Vertretungsart zusätzlich.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einsetzen, die sich links auf dem Kopfbalken der Vertreterliste befindet.

    Mit der Schaltfläche `Einsetzen` können Sie eine ausgewählte Vertretungslösung zuweisen.
    Mit der Schaltfläche `Einsetzen` können Sie eine ausgewählte Vertretungslösung zuweisen.

    Oder: Klicken Sie alternativ die Schaltfläche Einsetzen, die Sie in der Menügruppe Start > Vertretungen finden.

    Die Schaltfläche `Einsetzen` finden Sie auch in der Menügruppe `Start > Vertretungen`
    Die Schaltfläche `Einsetzen` finden Sie auch in der Menügruppe `Start > Vertretungen`
  4. Entscheiden Sie im erscheinenden Dialogfenster Anrechnen, ob und wie viele anfallende Zusatzstunde(n) verbucht werden sollen. Als Standard ist hier die Anzahl der Stunden eingetragen, die durch die Vertretung anfallen. Mit der Option Keine Stunden anrechnen werden keine Anrechenstunden vermerkt.

    Das Dialogfenster „Anrechnen"
    Das Dialogfenster „Anrechnen"
  5. Bestätigen Sie die gewählte Verbuchungsoption mit OK.

Die erstellte Vertretung wird nun in der Fehlzeiten-Liste und den betroffenen Einzelplänen eingetragen. Bei geblocktem Unterricht können Sie mit die Option Weitere Termine dieses Lehrers analog vertreten markieren, um ggf. alle Termine des Lehrers in dem Block vertreten zu lassen.

Markierung in der Fehlzeiten-\/Vertretungen-Liste

  1. Das Feld Art zeigt den Eintrag Geändert und ist nicht mehr gelb markiert.

  2. Im Feld Lehrer wird der ursprüngliche Lehrer in Klammern gesetzt und der Vertretungslehrer mit einem Pluszeichen vor die Klammer gestellt.

    Anhand der Einträge In der Spalte "Status" der Fehlzeiten-/ Vertretungenliste sehen Sie, ob die Änderung bereits erstellt wurde.
    Anhand der Einträge In der Spalte "Status" der Fehlzeiten-/ Vertretungenliste sehen Sie, ob die Änderung bereits erstellt wurde.
Termineintrag im Plan Erklärung
Die rote Überschrift zeigt nicht mehr die Aufschrift „Lehrer fehlt“\/“Klasse fehlt“\/“Raum nicht verfügbar“, sondern vermerkt eine Änderung. Der Lehrerwechsel wird wie in der Fehlzeiten\/Vertretungen-Liste durch ein Pluszeichen vor dem Vertretungslehrer und eine Einklammerung des ursprünglichen Lehrers gekennzeichnet.
Die rote Überschrift heißt nicht „Offen“, sondern „Vertreten“. Der Lehrerwechsel wird wie in der Fehlzeitenliste durch ein Pluszeichen vor dem Vertretungslehrer und eine Einklammerung des ursprünglichen Lehrers gekennzeichnet.

Vertreter zeitgleich im selben Block zuweisen

Ob ein Vertreter bereits im Block unterrichtet sehen Sie in der Spalte Art der Vertreterliste. Der Eintrag Übernehmen in der Spalte Art weist daraufhin, dass der zugehörige Lehrer gleichzeitig im selben Block unterrichtet.

Um einen Lehrer als Vertreter im selben Block zuzuweisen, führen Sie bitte folgende Schritte durch:

  1. Markieren Sie in der Fehlzeiten-Liste die Fehlzeit, für die Sie eine Vertretung erstellen wollen.

  2. Lassen Sie die Registerkarte Direkte Vertreter geöffnet und markieren Sie einen der angezeigten Lehrer mit der Vertretungsart Übernehmen.

  3. Betätigen Sie die Schaltfläche Einsetzen, die sich links auf dem Kopfbalken der Vertreterliste befindet oder betätigen Sie alternativ die Schaltfläche Einsetzen, die Sie in der Menügruppe Start > Vertretungen finden.

  4. Aktivieren Sie im erscheinenden Dialogfenster Anrechnen die Option Keine Stunden anrechnen und bestätigen Sie mit OK.

Die erstellte Vertretung wird nun in der Vertretungen-\/Fehlzeiten-Liste und den betroffenen Stundenplänen eingetragen.

Die Markierung in der Fehlzeiten-\/Vertretungen-Liste und im Stundenplan entspricht der Darstellung bei den zusätzlichen Vertretern, die im vorherigen Kapitel beschrieben wurde.

Unterricht zur Vertretung vorziehen

Vertretungslösungen, bei denen der Planer Unterricht von seiner regulären Position auf die Position der Fehlstunde zieht, werden durch den Eintrag Vorziehen in der Spalte Art gekennzeichnet. Neben dem Eintrag Vorziehen wird außerdem der Wochentag und das Kalenderdatum angezeigt, von dem aus ein Verschieben erstmals möglich ist. Der Begriff des Vorziehens bedeutet allerdings nicht, dass die Verschiebung der Vertreterstunde nur von einem Zeitpunkt aus stattfinden kann, der der Fehlstunde zeitlich nachgelagert ist. Wenn beide Termine in der Zukunft liegen, kann vielmehr die planmäßige Vertreterstunde zeitlich auch vor der zu vertretenden Fehlstunde liegen.

Kann Unterricht der Klasse vorgezogen werden, so stehen in der Liste der Vertreter bei den direkten Vertretern unter der Art `Vorziehen` die zugehörigen Lehrer mit den jeweils möglich vorziehbaren Terminen.
Kann Unterricht der Klasse vorgezogen werden, so stehen in der Liste der Vertreter bei den direkten Vertretern unter der Art `Vorziehen` die zugehörigen Lehrer mit den jeweils möglich vorziehbaren Terminen.

Um eine Vertretung durch Vorziehen von Unterricht zu erstellen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie in der Fehlzeiten-\/Vertretungen-Liste die Fehlzeit, für die Sie eine Vertretung erstellen wollen.

  2. Lassen Sie die Registerkarte Direkte Vertreter geöffnet und markieren Sie einen der angezeigten Lehrertermine mit der Vertretungsart Vorziehen ….

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einsetzen, die sich links auf dem Kopfbalken der Vertreterliste befindet oder klicken Sie alternativ die Schaltfläche Einsetzen, die Sie in der Menügruppe Start > Vertretungen finden.

    Dialogfenster „Vertreter vorziehen“
    Dialogfenster „Vertreter vorziehen“
  4. Im Dialogfenster Vertreter vorziehen müssen Sie in der Gruppe Vertretung auswählen, welche Termin Sie genau vorziehen möchten. Hinter Raum wird dabei der planmäßige Raum der vorzuziehenden Stunden angezeigt. Diesen können Sie optional ändern bzw. über die Schaltfläche Zielraum direkt mit dem Raum des Zieltermins (=Termin der zu vertreten ist) besetzen.

  5. Entscheiden Sie über das Kontrollkästchen Sollen Fehlstellen für die Klasse(n) erzeugt werden?, ob an der ursprünglichen Planposition des vorgezogenen Unterrichts eine „Fehlstelle“ eingefügt wird. Fehlstellen können selbst vertreten werden.

  6. Klicken Sie auf OK.

Die erstellte Vertretung wird nun in der Fehlzeiten-\/Vertretungen-Liste und den Stundenplänen eingetragen.

Markierung in der Fehlzeiten-\/Vertretungen-Liste

  1. Das Feld SArt zeigt den Eintrag Verschoben und ist nicht mehr gelb markiert.

  2. Im Feld Lehrer wird der ursprüngliche Lehrer in Klammern gesetzt und der Vertretungslehrer mit einem Pluszeichen vor die Klammer gestellt.

  3. Genauso werden in den Feldern Fach und Raum die ursprünglichen Einträge eingeklammert und die Vertretungslösungen mit einem Pluszeichen vorangestellt.

Wird eine Vertretung durch das Vorziehen einer Stunde durchgeführt, so wird dies in der
Fehlzeiten-/Vertretungen-Liste durch „Von 10.10. Mi 5verschoben" gekennzeichnet.
Wird eine Vertretung durch das Vorziehen einer Stunde durchgeführt, so wird dies in der Fehlzeiten-/Vertretungen-Liste durch „Von 10.10. Mi 5verschoben" gekennzeichnet.
Termineintrag im Plan Erläuterung
Die Planänderung wird an zwei Stellen markiert. Der ursprüngliche Termin wird rot markiert. Der rote Änderungsbalken erhält die Aufschrift „Verschoben auf …“.
Der Änderungsbalken des neuen Termins erhält die Aufschrift „Von … verschoben“. Der Wechsel bei den Lehrern und gegebenenfalls Räumen und Fächern wird wie in der Fehlzeitenliste durch ein Pluszeichen vor dem neuen Eintrag und die Einklammerung des ursprünglichen Eintrags gekennzeichnet.

Fehlstellen erzeugen und vertreten

Sie haben bereits im letzten Kapitel die Möglichkeit kennengelernt eine Fehlstelle zu erzeugen, um für einen Termin, den Sie vorziehen möchten, selbst wieder eine Vertretung erstellen zu können. Die Option eine Fehlstelle einzufügen wird Ihnen standardmäßig angeboten, wenn Sie den Unterricht eines Lehrers zur Vertretung vorziehen. Darüber hinaus können Sie das Instrument aber auch unabhängig von einer konkreten Vorziehoperation nutzen. Eine Fehlstelle kann an jedem freien Termin eingefügt werden, zu dem kein Unterricht (mehr) stattfindet.

Was unterscheidet nun aber das Instrument der Fehlstelle von einer normalen Fehlzeit, die Sie in der Fehlzeiten-Ansicht eintragen? Bei einer normalen Lehrer- bzw. Raumfehlzeit werden nur die Termine zur Vertretung angeboten, die auch von einem Unterrichtsausfall betroffen sind. Freistunden in Lehrer- und Raumplänen, die innerhalb einer Fehlzeit liegen, tauchen hingegen in der Fehlzeiten-Liste der Vertretungsansicht nicht auf. Dies ist nur folgerichtig, da für Stunden, in denen kein Unterricht ausfällt auch kein Ersatzraum oder -lehrer gefunden werden muss.

Allerdings entstehen im Rahmen der Vertretungserstellung für ausgefallene Unterrichtsstunden immer wieder Situationen, die weitergehende Planänderungen erforderlich machen oder nahelegen. Ein klassisches Beispiel für eine derartige Konstellation ist eine vorgezogene Unterrichtsstunde, auf deren ursprüngliche Planposition nun selbst wieder Unterricht geschoben werden soll. Da der Unterricht an dieser Stelle nicht ausfällt, sondern vorgezogen wird, wird der Termin nicht standardmäßig zur Vertretung angeboten. Durch das Einfügen einer Fehlstelle können Sie derartige Fälle trotzdem nahtlos in den üblichen Arbeitsgang der Vertretungserstellung integrieren.

Im Gegensatz zu einer normalen Fehlzeit, wird bei einer Fehlstelle jeder Termin zur Vertretung angeboten, auch wenn er nicht (mehr) von einem Unterrichtsausfall betroffen ist. Auf diese Weise können Sie beliebige Freistunden in die Vertretungsplanung einbeziehen, je nachdem wie die aktuelle Fehlzeiten- und Ressourcenlage es erfordert.

Im vorherigen Kapitel wurde bereits gezeigt, wie Sie eine Fehlstelle im Rahmen des Vorziehens von Vertreterunterricht erzeugen können. Um eine Fehlstelle unabhängig davon an einem beliebigen freien Termin einzufügen, führen Sie bitte die folgenden Schritte aus:

  1. Wählen Sie in der Navigationsleiste die Navigationsgruppe Vertretungsplan mit der Ansicht Fehlzeiten aus.

  2. Rufen Sie den zu bearbeitenden Einzelplan eines Lehrer, eine Klasse oder eines Raums auf.

  3. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Planposition, an der Sie die Fehlstelle einfügen möchten.

  4. Rufen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü zur Planposition auf und wählen Sie Neue Fehlstelle.

Die erzeugte Fehlstelle wird nun in der Fehlzeiten-Liste und in den betroffenen Klassenplänen eingetragen.

Fehlzeiten-/ Vertretungen-Liste

Eine neu angelegte Fehlstelle erhält im Feld Art den Eintrag Fehlstelle.

Dies ist die Anzeige einer Fehlstelle in der Fehlzeiten-/Vertretungen-Liste vor der Vertretung.
Dies ist die Anzeige einer Fehlstelle in der Fehlzeiten-/Vertretungen-Liste vor der Vertretung.

Stundenplan

Für die die neue Fehlstelle wird ein neues Terminfeld angelegt. Der rote Änderungsbalken des Termins erhält die Aufschrift „Fehlstelle“.

Hier sehen Sie eine neu erzeugte Fehlstelle im Klassenplan.
Hier sehen Sie eine neu erzeugte Fehlstelle im Klassenplan.

Für eine neu angelegte Fehlstelle können Sie genauso wie für andere Fehlzeiten direkte und indirekte Vertreter, Vertretungsräume und Vertretungsfächer einsetzen. Folgen Sie dabei jeweils der Vorgehensweise, die in den betreffenden Unterkapiteln dieses Handbuchs beschrieben ist.

Eine erstellte Vertretung für eine Fehlstelle wird in der Fehlzeiten-Liste und im Stundenplan folgendermaßen markiert:

Markierung vertretener Fehlstellen in der Fehlzeiten-/ Vertretungen-Liste

  1. Das Feld Art erhält den Eintrag Zusätzlich und ist nicht mehr gelb markiert.

  2. Neue Einträge in den Feldern Lehrer, Fach und Raum werden mit einem Pluszeichen versehen.

Dies ist die Anzeige einer vertretenen Fehlstelle in der Fehlzeiten-/Vertretungen-Liste.
Dies ist die Anzeige einer vertretenen Fehlstelle in der Fehlzeiten-/Vertretungen-Liste.

Markierung vertretener Fehlstellen im Stundenplan

  1. Das Terminfeld behält sein rote Markierung sowie die Aufschrift Zusätzlich in Lehrer- und Raumplan bzw. Vertreten im Klassenplan.

  2. Neue Lehrer, Räume und Fächer werden wie in der Fehlzeiten-Liste mit einem vorangestellten Pluszeichen markiert

So wird eine vertretene Fehlstelle im Stundenplan der Klasse angezeigt.
So wird eine vertretene Fehlstelle im Stundenplan der Klasse angezeigt.

Alle Funktionen, die Sie im Planeditor der Vertretungsansicht ausführen können, können Sie in der gleichen Weise auch in der Stundenplanansicht ausführen. Dies gilt insbesondere auch für das Erzeugen einer Fehlstelle mit der hier beschriebenen Vorgehensweise.

Indirekte Vertreter zuweisen

Indirekte Vertreter sind Lehrer, die zum Zeitpunkt des zu vertretenden Termins selbst eigenen Unterricht haben. Die Liste der möglichen indirekten Vertretungslösungen für eine Fehlzeit wird angezeigt, sobald die Registerkarte Indirekte Vertreter geöffnet ist. Der Eintrag Übernehmen in der Spalte Vertretungsart weist darauf hin, dass der Vertretungslehrer im Rahmen einer indirekten Variante den Unterricht des ausgefallenen Kollegen zusätzlich zu seinem eigenen übernehmen müsste.

Hinweis

Ist ein mögliche Vertreter Teil einer Blockung, in der ein Lehrer zu vertreten ist, so wird dieser Lehrer in der Liste der direkten Vertreter aufgeführt. Grundsätzlich stehen alle Lehrer für eine Vertretung zur Verfügung, die zum Termin nicht eine Fehlzeit haben bzw. mit einer fehlenden Klasse mitfahren. Sie werden dann entweder als direkte oder als indirekte Vertreter für den Einsatz angeboten.

DAVINCI bietet aber zwei Varianten im Umgang mit dem planmäßigen Unterricht des indirekten Vertreters:

  • Der indirekte Vertreter übernimmt den ausgefallenen Unterricht des Kollegen zusätzlich zu seinem eigenen.

  • Der indirekte Vertreter wird von seinem eigenen planmäßigen Unterricht freigestellt, um den ausgefallenen Unterricht des Kollegen zu halten. Für den ursprünglich angesetzten Unterricht des freigestellten Vertreters muss nun selbst eine Vertretung gefunden werden.

Beide Varianten sollen im Folgenden gesondert vorgestellt werden.

Dialogfenster „Indirekten Vertreter einsetzen“
Dialogfenster „Indirekten Vertreter einsetzen“

Um einer Fehlzeit einen indirekten Vertretungslehrer zuzuweisen, der den ausgefallenen Unterricht zusätzlich zu seinem eigenen übernimmt, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie in der Fehlzeiten-\/Vertretungen-Liste die Fehlzeit, für die Sie eine Vertretung erstellen wollen.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Indirekte Vertreter und markieren Sie einen der angezeigten Lehrer.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einsetzen, die sich links auf dem Kopfbalken der Vertreterliste befindet oder klicken Sie alternativ die Schaltfläche Einsetzen, die Sie in der Menügruppe Start > Vertretungen finden.

  4. Markieren Sie im Dialogfenster Indirekten Vertreter einsetzen NICHT das Optionsfeld Vertreter freistellen, um den Vertreter nicht aus seinem regulären Unterricht freizustellen. In diesem Fall hat der Lehrer neben seinem regulären Unterricht zum Vertretungstermin auch parallel im zu vertretenden Termin Unterricht. Bestätigen Sie die Einstellungen mit OK. Die erstellte Vertretung wird nun in der Fehlzeiten-\/ Vertretungen-Liste und den korrespondierenden Stundenplänen eingetragen.

Die Markierung in den Stundenplänen und der Fehlzeiten-Liste entspricht der Kennzeichnung bei zusätzlich eingesetzten direkten Vertretern. Wenn Sie einen indirekten Vertreter von seinem eigenen Unterricht freistellen möchten, müssen Sie das Optionsfeld Vertreter freistellen markieren.

Fehlzeitenliste

Die neue angelegte Zeile erhält im Feld Art den Eintrag Freigestellt.

Hier sehen Sie einen Eintrag für einen freigestellten Lehrer in der Liste der Fehlzeiten/Vertretungen aus.
Hier sehen Sie einen Eintrag für einen freigestellten Lehrer in der Liste der Fehlzeiten/Vertretungen aus.

Stundenplan

Das Terminfeld erhält einen roten Änderungsbalken mit der Aufschrift „Freigestellt“.

Hier sehen Sie ein Terminfeld für freigestellten Unterricht im Stundenplan.
Hier sehen Sie ein Terminfeld für freigestellten Unterricht im Stundenplan.

Für die freigestellten Unterrichtsstunden eines indirekten Vertreters können Sie genauso wie für andere Fehlzeiten direkte und indirekte Vertreter, Vertretungsräume und Vertretungsfächer einsetzen.

Die Markierung von Vertretungen für freigestellte Unterrichtsstunden in den Stundenplänen und der Fehlzeiten-Liste entspricht der Kennzeichnung bei zusätzlich eingesetzten direkten Vertretern.

Analoge Vertretungen für Folgetermine

Wenn ein Lehrer über mehrere Wochen fehlt, so besteht die Möglichkeit, bei der Vertretungserstellung eine bereits gefundene Vertretungslösung auch für die der Folgetermine in den anderen Wochen zu übernehmen. Voraussetzung dafür ist, dass die Stundenpläne des fehlenden und des vertretenden Lehrers die gleiche Vertretungslösung auch wieder zulassen. daVinci prüft für eine mehrwöchige Fehlzeit diese Bedingung automatisch im Hintergrund und aktiviert die Option, den Vertretungslehrer aus der Vorwoche zu übernehmen nur dann, falls die Möglichkeit auch tatsächlich gegeben ist.

  1. Markieren Sie in der Fehlzeiten-Liste die Fehlzeit, für die Sie eine Vertretung erstellen wollen.

  2. Wählen Sie in der Vertreterliste den gewünschten Vertretungslehrer aus.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einsetzen, die sich links auf dem Kopfbalken der Vertreterliste befindet oder klicken Sie alternativ die Schaltfläche Einsetzen, die Sie in der Menügruppe Start > Vertretungen finden.

  4. Im erscheinenden Dialogfenster finden Sie nun unter Zieltermin neben dem ausgewählten Termin auch alle Folgetermine der folgenden Wochen aufgelistet. Wenn Sie für diese aufgelisteten Termine den gleichen Vertreter einsetzen wollen, müssen Sie das Kontrollkästchen Folgende Fehltermine analog vertreten markieren.

    Im Dialogfenster "Direkten Vertreter einsetzen" steht im Bereich "Zieltermin" die Option "Folgende Fehltermine analog vertreten“ zur Verfügung.
    Im Dialogfenster "Direkten Vertreter einsetzen" steht im Bereich "Zieltermin" die Option "Folgende Fehltermine analog vertreten“ zur Verfügung.
  5. Bestätigen Sie die Auswahlmit OK.

Die aus der Vorwoche übernommene Vertretung wird nun in der Fehlzeiten-Liste und den korrespondierenden Stundenplänen eingetragen.

Vertretungslehrer aus der Vorwoche übernehmen

Wenn sich die Fehlzeit eines Lehrers über mehrere Wochen erstreckt, so besteht die Möglichkeit, bei der Vertretungserstellung eine bereits gefundene Lösung aus der Vorwoche zu übernehmen. Voraussetzung dafür ist, dass die Stundenpläne des fehlenden und des vertretenden Lehrers die gleiche Vertretungslösung auch wieder zulassen. daVinci prüft für eine mehrwöchige Fehlzeit diese Bedingung automatisch im Hintergrund und aktiviert die Option, den Vertretungslehrer aus der Vorwoche zu übernehmen nur dann, falls die Möglichkeit auch tatsächlich gegeben ist.

Um einen Vertreter aus der Vorwoche zu übernehmen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie in der Liste der Fehlzeiten\/ Vertretungen die Fehlzeit, für die Sie eine Vertretung erstellen wollen. Falls die Möglichkeit besteht, den Vertreter der Vorwoche zu übernehmen, wird die Schaltfläche Wie Woche zuvor aktiv gesetzt.

    Mit der Schaltfläche "Wie Woche zuvor" können Sie den Vertreter der Vorwoche zuweisen.
    Mit der Schaltfläche "Wie Woche zuvor" können Sie den Vertreter der Vorwoche zuweisen.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Wie Woche zuvor, die sich auf dem Kopfbalken der Vertreterliste befindet.

  3. Im erscheinenden Dialogfenster Anrechnen ist automatisch der Lehrer eingestellt, der in der letzten Woche Vertreter war. Wählen Sie noch die Option für das Anrechnen der Stunden und bestätigen Sie mit OK.

Die aus der Vorwoche übernommene Vertretung wird nun in der Fehlzeiten-Liste und den korrespondierenden Stundenplänen eingetragen.

Vertretungslehrer über die Automatik zuweisen

Statt geeignete Vertreter manuell zuzuweisen, können Sie Ihre Lehrer-Vertretungen auch durch die Vertretungsautomatik von daVinci 6 erstellen lassen. Die Vertretungsautomatik benutzt die Eignungszahl, die sich aus Ihren Gewichtungen im Dialogfenster Vertretungseinstellungen ergibt (siehe Abschnitt „Eignungsfaktoren“), und weist jeder Lehrer-Fehlzeit den möglichen Vertreter mit der höchsten Eignungszahl zu.

Um die Vertretungen der Lehrer-Fehlzeiten mit Hilfe der Automatik vertreten zu lassen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie in der Fehlzeiten\/Vertretungen-Liste die Fehlzeiten, für die Sie eine Vertretung erstellen wollen. Dabei können Sie auch mehr als eine Fehlzeit auf einmal auswählen, indem Sie den ersten Fehlzeit markieren und über die Tastenkombination Linke Maustaste + Strg bzw. Linke Maustaste + Umschalttaste weiter Fehlzeiten markieren.

  2. Wählen Sie die rechte Maustaste und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Automatik starten oder betätigen Sie die Schaltfläche Automatik starten, die Sie in der Menügruppe Start > Vertretungen finden.

    Die Schaltfläche "Automatik starten" finden Sie in der Menügruppe "Start|Vertretungen" der Ansicht „Vertretungen“
    Die Schaltfläche "Automatik starten" finden Sie in der Menügruppe "Start|Vertretungen" der Ansicht „Vertretungen“
  3. Im erscheinenden Dialogfenster Vertretungsautomatik starten müssen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja bestätigen.

  4. Durch die Vertretungsautomatik werden nun allen zuvor markierten Fehlzeiten in der Fehlzeiten- \/Vertretungen-Liste die Vertreter automatisch aufgrund der höchsten Eignungszahl zugewiesen. Bestätigen das danach erscheinende Hinweisfenster mit OK.

  5. Bestätigen Sie Ihre Angaben abschließend mit OK.

Die von der Automatik erstellten Vertretungen werden nun in der Fehlzeiten-\/Vertretungen-Liste und den Stundenplänen hinterlegt.

Hinweis

Vertretungen, die Sie bereits manuell erstellt haben, werden von der Vertretungsautomatik nicht angetastet. Sie können also durchaus die beiden Vorgehensweisen kombinieren. Erstellen Sie z.B. zunächst eine Reihe von Lehrer-Vertretungen selbst und lassen sie danach die Automatik über die restlichen Lehrer-Fehlzeiten laufen.

Vertretungsalternativen eingeben

Wenn für eine Lehrer-Fehlzeit kein geeigneter Vertreter zur Verfügung steht, dann gibt es in DAVINCI auch die Möglichkeit, einer Klasse für die ausfallenden Unterrichtsstunden verschiedene Alternativen zuzuweisen. Die Alternativen werden aus Basis des Schlüsselverzeichnisses Vertretungsentfallgründe angeboten. Über das Schlüsselverzeichnis haben Sie die Möglichkeit, eigene Entfallgründe für Vertretungen und damit Ihre eigenen Vertretungsalternativen zu bestimmen.

So gelangen Sie zum Schlüsselverzeichnis Vertretungsentfallgründe:

  1. Wählen Sie in der Navigationsleiste die Navigationsgruppe Vertretungsplan mit der Ansicht Fehlzeiten aus.

  2. Klicken Sie die Schaltfläche Schlüsselverzeichnisse in der Menügruppe Extras > Verwalten.

    Im Auswahlfenster „Schlüsselverzeichnisse" können Sie ein Schlüsselverzeichnis zur Bearbeitung aufrufen.
    Im Auswahlfenster „Schlüsselverzeichnisse" können Sie ein Schlüsselverzeichnis zur Bearbeitung aufrufen.
  3. Markieren im Dialogfenster Schlüsselverzeichnisse den Eintrag 27 Vertretungsentfallgründe. Klicken Sie dann auf Bearbeiten.

  4. Im Dialogfenster Vertretungsentfallgründe – Schlüsselverzeichnis 27 können Sie nun die Vertretungsentfallgründe editieren.

    Im Dialogfenster "Vertretungsentfallgründe - Schlüsselverzeichnis 27" können Sie Gründe für Vertretungsentfall anlegen.
    Im Dialogfenster "Vertretungsentfallgründe - Schlüsselverzeichnis 27" können Sie Gründe für Vertretungsentfall anlegen.

Über das Schlüsselverzeichnis haben Sie die Möglichkeit, eigene Entfallgründe für Vertretungen und damit Ihre eigenen Vertretungsalternativen zu bestimmen. Die Nutzung der Vertretungsalternativen soll im Folgenden exemplarisch am Beispiel der Vertretungsalternative „Frei“ dargestellt werden.

Freistunde zuteilen

Um einer Klasse für ausfallenden Unterricht eine Freistunde zuzuteilen, gehen Sie bitte folgenderma- ßen vor:

  1. Markieren Sie in der Fehlzeiten-\/Vertretungen-Liste die Fehlzeit, für die Sie eine Freistunde zuteilen wollen.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Entfällt, die sich links auf dem Kopfbalken der Vertreterliste befindet.

    Mit der Schaltfläche "Entfällt" können Sie den planmäßigen Unterricht ausfallen lassen.
    Mit der Schaltfläche "Entfällt" können Sie den planmäßigen Unterricht ausfallen lassen.
  3. Wählen Sie im erscheinenden Dialogfenster Vertretung entfällt als Grund für das Entfallen den Wert mit dem Kürzel Frei aus. Wenn die Teilnehmer des Unterrichts auch frei haben sollen, so markieren Sie zusätzlich das Kontrollkästchen Teilnehmer des Unterrichts haben frei. Alternativ können Sie die Teilnehmer nicht freigeben und durch eine Person vertreten lassen, ohne dass ein Unterricht stattfindet.

    Im Dialogfenster "Vertretung entfällt" können Sie einen Vertretungsentfallgrund zuweisen.
    Im Dialogfenster "Vertretung entfällt" können Sie einen Vertretungsentfallgrund zuweisen.
  4. Bestätigen Sie Ihre Auswahl abschließend mit OK.

Die angelegte Freistunde wird nun in der Fehlzeiten-\/ Vertretungen-Liste und den betroffenen Stundenplänen eingetragen. Freistunden werden in der Fehlzeiten-\/Vertretungen-Liste und im Stundenplan folgendermaßen markiert:

Markierung in der Fehlzeiten-\/Vertretungen-Liste

  1. Das Feld Art erhält den Eintrag Frei und wird nicht mehr gelb hinterlegt.

  2. Im Feld Lehrer wird der fehlende Lehrer in Klammern gesetzt.

    Dies ist die Anzeige einer Lehrerfehlzeit in der Fehlzeiten-/Vertretungen-Liste, die durch die Vertretungsalternative „Frei“ vertreten wird.
    Dies ist die Anzeige einer Lehrerfehlzeit in der Fehlzeiten-/Vertretungen-Liste, die durch die Vertretungsalternative „Frei“ vertreten wird.

Markierung im Stundenplan

  1. Der Fehlzeitenbalken erhält die Aufschrift Frei.

  2. Der fehlende Lehrer wird wie in der Fehlzeiten-\/Vertretungen-Liste in Klammern gesetzt.

    Dies ist die Anzeige einer Lehrerfehlzeit im Stundenplan, die durch die Vertretungsalternative „Frei“ vertreten wird.
    Dies ist die Anzeige einer Lehrerfehlzeit im Stundenplan, die durch die Vertretungsalternative „Frei“ vertreten wird.

Vertretungsräume zuweisen

Vertretungsräume können Sie für jede offene oder bereits bearbeitete Fehlzeit zuweisen. Dies betrifft alle Ihre Raum- und Lehrerfehlzeiten, Fehlstellen und freigestellten Unterrichtsstunden. Insbesondere können Sie auch für bereits erstellte Lehrervertretungen zusätzlich noch einen Vertretungsraum einplanen. Die Vorgehensweise ist in allen diesen Fällen gleich. Sobald Sie die Registerkarte „Räume“ der Vertreterliste geöffnet haben, werden Ihnen alle in der Plandatei hinterlegten Unterrichtsräume angezeigt. Alle zum gewünschten Vertretungszeitpunkt verfügbaren Räume sind in der Vertreterliste grün markiert. Besetzte Räume sind hingegen in Klammern gestellt.

Um für eine Fehlzeit einen Vertretungsraum zuzuweisen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie in der Fehlzeiten-\/Vertretungen-Liste die Fehlzeit die zu bearbeitende Fehlzeit.

  2. Öffnen Sie die Registerkarte Räume und markieren Sie den gewünschten Ersatzraum. Hier werden zunächst alle freien Räume und dann alle belegten Räume aufgelistet. Die belegten Räume sind mit einem vorangestellten Minuszeichen zu unterscheiden.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einsetzen auf dem Kopfbalken der Vertreterliste.

    Oder: Klicken Sie alternativ auf die Schaltfläche Einsetzen, die Sie in der Menügruppe Start > Vertretungen finden.

  4. Die erstellte Vertretung wird nun in der Fehlzeiten-\/Vertretungen-Liste und den betroffenen Stundenplänen eingetragen.

Hinweis

Sie können für eine Raumvertretung sowohl freie als auch besetzte Räume nutzen. Terminkonflikte, die durch das Zuweisen eines bereits besetzten Raums entstehen, müssen Sie ggf. nachträglich auflösen Raumvertretungen werden in der Fehlzeiten-\/Vertretungen-Liste und im Stundenplan folgendermaßen markiert.

Markierung in der Fehlzeiten-\/Vertretungen-Liste

  1. Das Feld Art erhält den Eintrag „Raumänderung“ und wird nicht mehr gelb hinterlegt.

  2. Im Feld Raum wird der neue Raum mit einem Pluszeichen vor den geklammerten bisherigen Raum gestellt.

    Dies ist die Anzeige einer Raumvertretung in der Fehlzeiten-/Vertretungen-Liste.
    Dies ist die Anzeige einer Raumvertretung in der Fehlzeiten-/Vertretungen-Liste.

Markierung im Stundenplan

  1. Der Änderungsbalken erhält die Aufschrift Raumänderung.

  2. Der neue Raum wird wie in der Fehlzeiten-\/Vertretungen-Liste mit einem Pluszeichen vor die Klammer gesetzt.

    Dies ist die Anzeige einer Raumvertretung im Stundenplan einer Klasse.
    Dies ist die Anzeige einer Raumvertretung im Stundenplan einer Klasse.

Vertretungsfach zuweisen

Für die Vertretungserstellung stehen nicht immer Lehrer zur Verfügung, die den eigentlich vorgesehenen Fachunterricht leisten können. Auch kann nicht immer der Unterricht eines anderen Kollegen vorgezogen werden. Wenn Sie einen fachfremden Vertreter für eine ausgefallene Stunde heranziehen, liegt es nahe, außerdem das Unterrichtsfach zu ändern, damit es der Qualifikation des zugeteilten Lehrers entspricht. Vertretungsfächer können Sie für jede bearbeitete Lehrer-Fehlzeit, Fehlstelle und freigestellte LehrerUnterrichtsstunde zuweisen. Die Vorgehensweise ist in allen diesen Fällen gleich. Sobald Sie die Registerkarte Fächer der Vertreterliste geöffnet haben, werden alle in der Plandatei hinterlegten Unterrichtsfächer angezeigt.

Um für eine bearbeitete Fehlzeit, Fehlstelle oder Freistellung ein Vertretungsfach zuzuweisen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie in der Fehlzeiten-\/Vertretungenliste die zu bearbeitende Fehlzeit.

  2. Öffnen Sie die Registerkarte Fächer der Vertreterliste und markieren Sie das gewünschte Ersatzfach.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einsetzen auf dem Kopfbalken der Vertreterliste.

Die geänderte Fachzuordnung wird nun in der Fehlzeiten-\/Vertretungen-Liste und den korrespondierenden Stundenplänen eingetragen.

Raumvertretungen werden in der Fehlzeiten-\/Vertretungen-Liste und im Stundenplan folgendermaßen markiert

Markierung in der Fehlzeiten-Liste

  1. Das Feld Art verändert sich durch die geänderte Fachzuweisung nicht.

  2. Im Feld Fach wird das alte Fach eingeklammert und das neue Fach mit einem Pluszeichen vorangestellt.

    Dies ist die Anzeige einer vertretenen Lehrerfehlzeit in der Fehlzeiten-/VertretungenListe, bei der nachträglich das Unterrichtsfach geändert wurde.
    Dies ist die Anzeige einer vertretenen Lehrerfehlzeit in der Fehlzeiten-/VertretungenListe, bei der nachträglich das Unterrichtsfach geändert wurde.

Markierung im Stundenplan

  • Die farbliche Markierung des bearbeiteten Termins ändert sich nicht.

  • Das alte Fach wird wie in der Fehlzeiten-Liste eingeklammert und das neue Fach mit einem Pluszeichen vor die Klammer gesetzt.

    Dies ist die Anzeige einer vertretenen Lehrerfehlzeit in der Fehlzeiten-/VertretungenListe, bei der nachträglich das Unterrichtsfach geändert wurde.
    Dies ist die Anzeige einer vertretenen Lehrerfehlzeit in der Fehlzeiten-/VertretungenListe, bei der nachträglich das Unterrichtsfach geändert wurde.

Lehrer und Raum freistellen

Sie haben im Zusammenhang mit der Zuweisung eines indirekten Vertreters bereits die Möglichkeit kennengelernt, einen Lehrer von seinen planmäßigen Unterrichtsverpflichtungen freizustellen. Die Option, einen Lehrer freizustellen, wird Ihnen standardmäßig angeboten, wenn Sie einen indirekten Vertreter zuweisen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, einen Lehrer direkt im Planungsfenster der Vertretungsansicht freizustellen. Außerdem steht dort die Funktion des Freistellens nicht nur für Lehrer, sondern auch für Räume zur Verfügung. Sie können für jeden Plantermin entscheiden, ob Sie nur eines oder zwei dieser Terminelemente freistellen möchten. Die Konsequenz ist jeweils, dass der entsprechende Termin in der Fehlzeiten-Liste zur Vertretung angeboten wird.

Worin besteht nun eigentlich der Unterschied zwischen einer normalen Fehlzeit, die Sie in der Fehlzeiten Ansicht erfassen, und einer Freistellung? Mit einer Freistellung heben Sie, genauso wie bei einer normalen Fehlzeit, die Zuordnung eines Teilnehmers zu einem bestimmten Termin auf. Im Gegensatz zu einer normalen Fehlzeit, bedeutet aber eine Freistellung, dass der zugehörige Terminteilnehmer für parallel liegende Termine als potenzieller Vertreter zur Verfügung steht.

Um Lehrer bzw. Räume im Planfenster freizustellen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

  1. Rufen Sie den gewünschten Einzelplan auf.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Terminfeld, für das Sie eine Freistellung vornehmen möchten.

  3. Wählen Sie den Befehl Freistellen aus dem Kontextmenü.

  4. Wählen Sie im erscheinenden Dialogfenster Freistellen, ob die Lehrer oder die Räume des Planobjektes freigestellt werden sollen.

    Im Dialogfenster "Freistellen" legen Sie fest, ob Lehrer und/ oder Räume des gewählten Termins freigestellt werden.
    Im Dialogfenster "Freistellen" legen Sie fest, ob Lehrer und/ oder Räume des gewählten Termins freigestellt werden.
  5. Tragen Sie in den Eingabefeldern Von und Bis den Anfangs- und Endpunkt des Freistellungszeitraums ein.

  6. Ergänzen Sie im Eingabefeld Bemerkung optional einen Infotext, der in der Spalte Bemerkung der erzeugten Fehlzeiten-Zeile ausgegeben werden soll.

  7. Bestätigen Sie Ihre Angaben abschließend mit OK.

Der Termin, für den die Freistellung vorgenommen wurde, wird nun in der Fehlzeiten-\/VertretungenListe und den korrespondierenden Stundenplänen eingetragen.

Fehlzeiten-\/Vertretungen-Liste

Die neue angelegte Zeile erhält im Feld Art den Eintrag Freigestellt.

Dies ist die Anzeige für einen freigestellten Termin in der Fehlzeiten-/Vertretungen-Liste.
Dies ist die Anzeige für einen freigestellten Termin in der Fehlzeiten-/Vertretungen-Liste.

Stundenplan

Das Terminfeld erhält einen roten Änderungsbalken mit der Aufschrift Freigestellt.

Dies ist die Anzeige für einen freigestellten Termin in der Fehlzeiten-/Vertretungen-Liste.
Dies ist die Anzeige für einen freigestellten Termin in der Fehlzeiten-/Vertretungen-Liste.

Für die freigestellten Unterrichtsstunden können Sie genauso wie für andere Fehlzeiten direkte und indirekte Vertreter, Vertretungsräume und Vertretungsfächer einsetzen. Folgen Sie dabei jeweils der Vorgehensweise, die in den betreffenden Unterkapiteln dieses Handbuchs beschrieben ist.

Hinweis

Alle Funktionen, die Sie im Planeditor der Vertretungsansicht ausführen können, können Sie in der gleichen Weise auch in der Stundenplanansicht ausführen. Dies gilt insbesondere auch für das Freistellen von Terminelementen mit der hier beschriebenen Vorgehensweise.

Termine teilen (und zusammenfassen)

In der Fehlzeiten-\/Vertretungen-Liste der Ansicht Vertretungen werden die Unterrichtstermine immer so dargestellt, wie sie in der Stundenplandatei angelegt wurden, d.h. Einzelstundentermine werden als Einzelstunden, Doppelstundentermine als Doppelstunden usw. zur Vertretung angeboten. Dabei kann das Problem auftreten, dass sich für Mehrstundentermine keine adäquaten Vertretungslösungen finden lassen. Deshalb gibt es die Möglichkeit mehrstündige Unterrichtstermine zu teilen. Auf diese Weise können Sie für die einzelnen Teilstunden gesondert nach einer Vertretung zu suchen.

Um einen mehrstündigen Termin, z.B. eine Doppelstunde zu teilen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie die mehrstündige Fehlzeit, die Sie in Ihre Einzelstunden zerlegen wollen.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Teilen im Kopfbalken der Vertreterliste.

  3. Die Fehlzeiten-Zeile des mehrstündigen Termins wird nun in mehrere Zeilen mit jeweils einer Einzelstunde zerlegt, z.B. zwei Zeilen für eine Doppelstunde.

Fehlzeitentermine, die Sie geteilt haben, können Sie bei Bedarf wieder zu einem mehrstündigen Termin zusammenfassen. Um geteilte Fehlzeiten wieder zusammenzufassen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie die Einzeltermine einer mehrstündigen Fehlzeit, indem Sie die Strg-Taste gedrückt halten und die Zeilen nacheinander anklicken.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zusammenfassen.

Die Einzelstunden der mehrstündigen Fehlzeit werden nun wieder zu einer Zeile, z.B. einem Doppelstundentermin zusammengefasst.

Aufsichten vertreten

Beim Eintrag einer Fehlzeit für einen Lehrer werden neben seinen eigentlichen Unterrichtsterminen auch seine innerhalb der Fehlzeit liegenden Aufsichten als zu vertretende Elemente in der Fehlstunden-\/Vertretungen-Liste festgehalten.

Beispiel

Der Lehrer „Bru hat am Montag dem 15.10. von 9.30 – 9.45 Uhr Aufsicht im „Hof 2“ und von 9.45 – 10.30 Uhr Unterricht.

Lehrer „Bru“ hat von 9.30-9.45 Uhr Aufsicht im „Hof 2“.
Lehrer „Bru“ hat von 9.30-9.45 Uhr Aufsicht im „Hof 2“.

Trägt man nun die Fehlzeit für den Lehrer „Bru“ von 9.30 bis 10.30 Uhr am Montag dem 29.08. ein, so werden in der Fehlzeiten-\/Vertretungen-Liste zwei Elemente erzeugt: Eines für die Aussicht und eines für die Unterrichtsstunde.

Hier sehen Sie eine Aufsichtsfehlzeit und Lehrerfehlzeit in der Liste der Fehlzeiten-/Vertretungen.
Hier sehen Sie eine Aufsichtsfehlzeit und Lehrerfehlzeit in der Liste der Fehlzeiten-/Vertretungen.

Um für eine Aufsicht einen Vertreter zu finden, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Markieren Sie in der Fehlzeiten-\/Vertretungen-Liste die Fehlzeit mit einer Aufsicht, für die Sie eine Vertretung erstellen wollen.

  2. Öffnen Sie die Registerkarte Lehrer und markieren Sie einen der angezeigten Lehrer.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einsetzen, die sich links auf dem Kopfbalken der Vertreterliste befindet oder klicken Sie alternativ auf die Schaltfläche Einsetzen, die Sie in der Menügruppe Start > Vertretungen finden.

Eine erstellte Vertretung für eine Aufsicht wird in der Fehlzeiten-\/Vertretungen-Liste und im Stundenplan folgendermaßen markiert:

Markierung vertretener Aufsicht in der Fehlzeiten-\/ Vertretungen-Liste

  1. Das Feld Art erhält den Eintrag Aufsichtsänderung und ist nicht mehr gelb markiert.

  2. Im Feld Lehrer wird der ursprüngliche Lehrer in Klammern gesetzt und der Vertretungslehrer mit einem Pluszeichen vor die Klammer gestellt.

Dies ist die Anzeige einer vertretenen Aufsicht in der Fehlzeiten-/Vertretungen-Liste.
Dies ist die Anzeige einer vertretenen Aufsicht in der Fehlzeiten-/Vertretungen-Liste.

Markierung vertretener Aufsicht im Stundenplan

  1. Der Aufsichtsbereich wird geklamert.

  2. Der Vertreter wird mit eine vorangestellten Pluszeichen und seinem Kürzel vor der Klammer gezeigt.

Dies ist eine vertretene Aufsicht im Stundenplan.
Dies ist eine vertretene Aufsicht im Stundenplan.

Änderungen verfolgen und bearbeiten

Sie haben in den vorherigen Kapiteln verschiedene Instrumente kennengelernt, mit denen Sie im DAVINCI-Vertretungsplan temporäre Änderungen an Ihrem regulären Stundenplan vornehmen können.

Alle diese Änderungen, die Sie in den verschiedenen Ansichten eingeben, werden an einer zentralen Stelle in daVinci-Vertretungsplan tabellarisch dokumentiert. Dies betrifft die Fehlzeiten, wie auch die Vertretungen sowie die verschiedenen Umstellungen und Ergänzungen, die Sie direkt im Stundenplan z.B. eines Lehrers oder einer Klasse vornehmen. Die zentrale Tabelle, in der Sie alle zurückliegenden Veränderungen an Ihrer laufenden Stundenplandatei nachvollziehen können, finden Sie in der Ansicht Änderungen. Um diese Ansicht zu öffnen, wählen Sie in der Navigationsleiste die Navigationsgruppe Vertretungsplan mit der Ansicht Änderungen aus. Die Änderungsliste erlaubt dem Vertretungsplaner die in den anderen Ansichten erstellten Umstellungen nachzuvollziehen und gegebenenfalls zusätzliche Ergänzungen oder Änderungen durchzuführen.

Dies ist die Ansicht „Änderungen“
Dies ist die Ansicht „Änderungen“

Änderungen nachvollziehen

Die zentrale Änderungsliste ist in drei grundlegende Bereiche geteilt, die jeweils mehrere Spalten umfassen:

  • Zeitpunkt der Änderung: Dieser Spaltenbereich umfasst alle Informationen, die den Zeitpunkt eines geänderten Termins betreffen, insbesondere Datum, Wochentag, Stundenplanposition und Uhrzeit.Darüber hinaus erhalten Sie hier Informationen über den Typ der Terminänderung sowie Hinweise auf Widersprüche.

  • Betroffener Termin und seine Änderung: Dieser Spaltenbereich gibt Auskunft über die zentralen Elemente des geänderten Termins, insbesondere Block, Lehrer, Fach, Raum und Klasse sowie die damit verbunden Änderungen bei Klasse, Lehrer, Fach bzw. Raum.

  • Zusätzliche Informationen zur Änderung: Dieser Spaltenbereich dokumentiert zusätzliche Informationselemente zur Änderungen, die der Vertretungsplaner im Zusammenhang mit einer Terminänderung hinterlegen kann, z.B. Infotexte, Mitteilungen und Bemerkungen.

Hinweis

Sie können darüber hinaus die Änderungsliste nach einzelnen Spalten gruppieren, Spalten ein- /ausblenden und nach verschiedenen Kriterien filtern, so dass Sie den angezeigten Ausschnitt der eingetragenen Änderungen sehr flexibel an Ihre konkreten Erfordernisse anpassen können. Wie Sie die Listenfunktionen des Filterns und Gruppierens nutzen können, entnehmen Sie bitte dem Kapitel „Arbeiten in Listen“ des Benutzerhandbuchs zu daVinci-Stundenplan (siehe Abschnitt „Weitere Informationen“).

Änderungsliste bearbeiten

In der Ansicht Änderungen stehen Ihnen folgende Instrumente zur Verfügung, mit denen Sie die Einträge in der Änderungsliste bearbeiten können:

  • Einträge in den Spalten Bemerkung, Mitteilung und Info ändern oder hinzufügen.

  • Zusatzunterricht bearbeiten oder neuen Zusatzunterricht hinzufügen.

  • Mitteilungen bearbeiten oder neue Mitteilungen hinzufügen

Bemerkungen, Mitteilungen, Infozeile einfügen

Im Spaltenbereich der zusätzlichen Informationen zur Änderung ermöglichen die Felder Bemerkung, Mitteilung und Info das Eingeben zusätzlicher Informationen zu einer bestehenden Terminänderung. Um hier einen Eintrag vorzunehmen, platzieren Sie einfach den Cursor in eines dieser Felder und tippen Sie den gewünschten Vermerk ein.

Neuen Zusatzunterricht einfügen

Sie haben bereits im Kapitel „Planänderungen vornehmen“ die Möglichkeit kennengelernt Zusatzunterricht in den Stundenplan einzufügen und zu bearbeiten. Die gleiche Möglichkeit steht Ihnen auch in der Ansicht Änderungen zur Verfügung.

Um in der Ansicht Änderungen neuen Zusatzunterricht einzufügen gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie in der Menügruppe Start > Änderungen auf die Schaltfläche Neu.

  2. Wählen Sie den Eintrag Neuer Zusatzunterricht aus dem Aufklappmenü.

  3. Markieren Sie in den Auswahlfeldern Fach und Unterrichtsart des erscheinenden Dialogfensters jeweils das zutreffende Kürzel. Bei Bedarf können Sie unter Kurs-Nr auch eine bestimmte Kursnummer angeben.

    In diesem Dialogfenster tragen Sie die Veranstaltungsdaten des Zusatzunterrichts ein.
    In diesem Dialogfenster tragen Sie die Veranstaltungsdaten des Zusatzunterrichts ein.
  4. Tragen Sie in den Eingabefeldern Von und Bis, die Anfangs- und die Endzeit des Zusatzunterrichts ein. Unter Anrechnen können Sie bei Bedarf eintragen, mit welchem Wert der Zusatzunterricht als positive oder negative Anrechenstunde festgehalten werden soll.

  5. Legen Sie die Teilnehmer am Zusatzunterricht aus der Liste der Klasse, Lehrer bzw. Räume fest.

  6. Tragen Sie optional in den Eingabefeldern Mitteilung und Bemerkung einen Text ein. Der unter Mitteilung angegebene Text wird als Information in Ihren publizierten Plänen mit ausgegeben werden soll.

  7. Bestätigen Sie Ihre Angaben im Dialogfenster Zusatzunterricht mit OK.

Der eingetragene Zusatzunterricht wird nun in der Änderungsliste hinterlegt. Er wird ebenfalls im Planungsfenster der betroffenen Einzelpläne angezeigt.

Hier sehen Sie die Darstellung von Zusatzunterricht in der Änderungsliste.
Hier sehen Sie die Darstellung von Zusatzunterricht in der Änderungsliste.

Das Dialogfenster Zusatzunterricht können Sie auch über das Kontextmenü der rechten Maustaste aufrufen. Drücken Sie dazu die rechte Maustaste und wählen Sie den Befehl Neuer Zusatzunterricht.

Neue Mitteilung einfügen

Sie haben bereits im Kapitel „Planänderungen vornehmen“ die Möglichkeit kennengelernt Mitteilungen in den Stundenplan einzufügen und zu bearbeiten. Die gleiche Möglichkeit steht Ihnen auch in der Ansicht Änderungen zur Verfügung.

Um in der Ansicht Änderungen eine neue Mitteilung einzufügen gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie in der Menügruppe Start > Änderungen auf die Schaltfläche Neu.

  2. Wählen Sie den Eintrag Neue Mitteilung aus dem Aufklappmenü.

  3. Geben Sie im Eingabefeld Titel des erscheinenden Dialogfensters eine Bezeichnung ein, die als Mitteilungs-Titel in den Bildschirmplänen und den publizierten Plänen erscheinen soll.

  4. Geben Sie im Eingabefeld Text einen Info-Text ein, der als Mitteilung in den Bildschirmplänen sowie den publizierten Plänen erscheinen soll.

    In diesem Fenster tragen Sie die Daten einer Mitteilung ein.
    In diesem Fenster tragen Sie die Daten einer Mitteilung ein.
  5. Tragen Sie in den Eingabefeldern Von und Bis die Eckpunkte des Zeitraums ein, auf den sich die Mitteilung beziehen soll.

  6. Betätigen Sie die Pfeilschaltfläche-Schaltfläche der Eingabefelder Klassen bzw. Lehrer und setzen Sie den Haken vor Vertretern, auf die sich die Mitteilung beziehen soll.

  7. Markieren Sie bei Bedarf im Aufklappmenü des Auswahlfelds Raum das zutreffende Raum-Kürzel.

  8. Bestätigen Sie Ihre Angaben im Dialogfenster Mitteilung mit OK.

Die eingetragene Mitteilung wird nun in der Änderungsliste hinterlegt. Sie wird ebenfalls im Planungsfenster der betroffenen Einzelpläne angezeigt.

Hier sehen Sie die Darstellung einer Mitteilung in der Änderungsliste.
Hier sehen Sie die Darstellung einer Mitteilung in der Änderungsliste.

Hinweis

Das Dialogfenster Mitteilung können Sie auch über das Kontextmenü der rechten Maustaste aufrufen. Drücken Sie dazu die rechte Maustaste und wählen Sie den Befehl Neue Mitteilung aus dem Kontextmenü.

Anrechnungen

Durch Fehlzeiten von Klassen bzw. Lehrern und den Einsatz von Lehrern als Vertreter können negative als auch positive Anrechenstunden entstehen.

Negative Anrechenstunden sind semantisch gesehen grundsätzlich Stunden, die der Lehrer später nachholen müsste. Fehlt beispielweise eine Klasse zu einem Zeitraum, in dem der Lehrer regulär Unterricht hätte, so entfallen ihm Stunden, die er eigentlich später durch zusätzlichen Unterricht ausgleichen müsste (siehe Abschnitt Sonderfall „Klasse fehlt“). Positive Anrechenstunden können entstehen, wenn ein Lehrer beispielsweise eine Vertretung hält, Zusatzunterricht hat oder sonstige zusätzliche anrechenfähige Aktivitäten für die Schule unternimmt. Positive und negative Anrechenstunden können miteinander verrechnet werden.

Die Verwaltung von Anrechenstunden von Lehrern erfolgt in einer gesonderten Liste. Zum Öffnen der Ansicht wählen Sie in der Navigationsleiste die Navigationsgruppe Vertretungsplan mit der Ansicht Anrechnungen aus.

Dies ist die Ansicht `Vertretungsplan > Anrechnungen` mit der Liste der Anrechenstunden
Dies ist die Ansicht `Vertretungsplan > Anrechnungen` mit der Liste der Anrechenstunden

Erzeugen von Anrechenstunden

Das Erzeugen von Anrechenstunden entsteht im Regelfall durch das Eintragen von Fehlzeiten für Klassen bzw. Lehrer, den Einsatz von Vertretern oder Zusatzunterricht entstehen, wenn dies im entsprechenden Dialogfenster im Feld Anrechenstd. eingetragen worden ist.

Zusätzlich können Sie Anrechenstunden in der Ansicht Anrechnungen eintragen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu in der Menügruppe Start > Anrechenstunden in der Ansicht Anrechnungen.

    Die Schaltfläche `Neu` finden Sie in der Menügruppe `Start > Anrechenstunden`.
    Die Schaltfläche `Neu` finden Sie in der Menügruppe `Start > Anrechenstunden`.
  2. Wählen Sie im Dialogfenster Anrechenstunden bearbeiten die gewünschten Eintragungen.

    Hier wird eine neue Anrechenstunde am 08.10.2012 für den Lehrer „Bru“ für eine Bibliotheksaufsicht erfasst.
    Hier wird eine neue Anrechenstunde am 08.10.2012 für den Lehrer „Bru“ für eine Bibliotheksaufsicht erfasst.
  3. Klicken Sie anschließend auf OK.

Der erstellte Eintrag wird jetzt in die Liste der Anrechenstunden eingefügt.

Bearbeiten von Anrechenstunden

Um einen erstellten Eintrag für Anrechenstunden nachträglich zu bearbeiten gehen Sie wie folgt vor:

  1. Markieren Sie den gewünschten Eintrag in der Liste der Anrechenstunden.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten in der Menügruppe Start > Anrechenstunden in der Ansicht Anrechnungen.

    Die Schaltfläche `Bearbeiten` finden Sie in der Menügruppe `Start > Anrechenstunden`.
    Die Schaltfläche `Bearbeiten` finden Sie in der Menügruppe `Start > Anrechenstunden`.
  3. Ändern Sie im Dialogfenster Anrechenstunden bearbeiten die gewünschten Eintragungen.

  4. Klicken Sie anschließend auf OK.

Löschen von Anrechenstunden

Um einen erstellten Eintrag für Anrechenstunden nachträglich zu bearbeiten gehen Sie wie folgt vor:

  1. Markieren Sie den gewünschten Eintrag in der Liste der Anrechenstunden.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen in der Menügruppe Start > Anrechenstunden in der Ansicht Anrechnungen.

    Die Schaltfläche `Löschen` finden Sie in der Menügruppe `Start > Anrechenstunden`.
    Die Schaltfläche `Löschen` finden Sie in der Menügruppe `Start > Anrechenstunden`.
  3. Bestätigen Sie die Sicherheitabfrage mit Ja.

Hinweis

Das Löschen von Einträgen für Lehrer, die eine fehlende Klasse begleiten, ist nicht möglich. Dieser Eintrag kann nur durch Löschen der Fehlzeit der Klasse mitgelöscht werden.

Änderungen veröffentlichen

Die von ihnen durchgeführten Planänderungen sind nicht sofort für alle Benutzer von DAVINCI bzw. DAVINCI-LOOK sichtbar. Dazu müssen die Änderungen zuerst explizit veröffentlicht werden.

In der Änderungsliste sind Änderungen zunächst in der Spalte Status mit dem Wert Unveröffentlicht gekennzeichnet. Auf diese Weise können Änderungen erstellt werden, ohne dass diese direkt für alle sichtbar sind. Wenn die Änderungen fertig abgeschlossen sind, müssen diese veröffentlicht werden.

Die Schaltfläche `Änderungen freigeben` finden Sie in der Menügruppe `Publizieren > Pläne veröffentlichen`.
Die Schaltfläche `Änderungen freigeben` finden Sie in der Menügruppe `Publizieren > Pläne veröffentlichen`.
Im Dialogfenster `Änderungen freigeben` legen Sie fest, ob Sie nur eigene oder Änderungen anderer Bearbeiter veröffentlichen.
Im Dialogfenster `Änderungen freigeben` legen Sie fest, ob Sie nur eigene oder Änderungen anderer Bearbeiter veröffentlichen.

So veröffentlichen Sie Änderungen:

  1. Betätigen Sie die Schaltfläche Änderungen freigeben in der Menügruppe Publizieren > Pläne veröffentlichen.

  2. Wählen Sie im Dialogfenster Änderungen veröffentlichen die Art der Veröffentlichung aus.

  3. Dabei können Sie entweder nur Ihre eigene Änderungen veröffentlichen oder auch zusammen mit den Änderungen auch anderer Benutzer. Wählen Sie eine der beiden Optionen aus und bestätigen Sie mit OK.

  4. In der Änderungsliste wird nun der Spalte Status der Wert von Unveröffentlicht auf Veröffentlicht gesetzt. Jetzt sind die Änderungen für alle anderen Benutzer in DAVINCI bzw. DAVINCI-LOOK sichtbar.

Drucken

Neben den Exportmöglichkeiten von Listen als Excel-, Text-, HTML- oder XML-Datei können Vertretungen als Vertretungspläne gedruckt werden.

Der DAVINCI-Vertretungsplan unterstützt grundsätzlich zwei Arten des Druckens:

  • Reine Vertretungspläne: Hier werden nur die durch die Vertretung entstandenen Veränderungen in Form von Listen ausgegeben. Der reguläre Unterricht wird dabei nicht berücksichtigt. Diese Art des Ausdrucks wird bevorzugt, wenn es nur um eine Auflistung der reinen Änderungen gegenüber dem regulären Plan geht. Dies ist beispielsweise als Informationsquelle für die tägliche Änderungsliste für die Schüler und Lehrer gedacht.

  • Tagesaktuelle Stundenpläne: Unter Berücksichtigung des regulären Plans und der eventuellen Veränderungen durch Vertretungen wird der Stundenplan tagesaktuell gedruckt. Auf diese Weise kann beispielsweise der tatsächlich stattfindende Unterrichtsplan einer Woche für eine Klasse oder einen Lehre festgehalten werden, welche von sich in Abhängigkeit von vorhandenen Vertretungsregelungen vom vorab über einen Zeitraum geplanten Unterricht unterscheiden kann.

Beide Arten werden in den nachfolgenden Abschnitten näher erläutert.

Hinweis

Alternativ zum Druck von Vertretungsplänen bzw. tagesaktuellen Stundenplänen können Sie die elektronische Publikation über den HTML-Export nutzen (siehe Abschnitt „HTML-Vertretungspläne exportieren“). Dies ist beispielsweise für die Publikation über CONFIRE BLACKBOARD bzw. CONFIRE SHOWTIME auf Public Displays vorteilhaft.

Vertretungspläne drucken

Um einen Vertretungsplan direkt zu drucken, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Betätigen Sie die Schaltfläche Drucken in der Symbolleiste für den Schnellzugriff, die sich ganz oben links im Programmfenster befindet.

    Die Schaltfläche „Pläne drucken“ finden Sie in der Schnellzugriffsleiste des Programmfensters.
    Die Schaltfläche „Pläne drucken“ finden Sie in der Schnellzugriffsleiste des Programmfensters.

    Oder: Klicken Sie auf die Schaltfläche Pläne drucken in der Menügruppe Publizieren > Pläne veröffentlichen.

    Die Schaltfläche „Pläne drucken“ finden Sie in der Schnellzugriffsleiste des Programmfensters.
    Die Schaltfläche „Pläne drucken“ finden Sie in der Schnellzugriffsleiste des Programmfensters.
  2. Wählen Sie im Dialogfenster Drucken im Bereich Zeitraum unter Nur von und bis das Von- und Bis-Datum aus.

    Im Dialogfenster "Drucken“ treffen Sie grundlegende Einstellungen für den bevorstehenden Druckauftrag.
    Im Dialogfenster "Drucken“ treffen Sie grundlegende Einstellungen für den bevorstehenden Druckauftrag.
  3. Legen Sie im Bereich Auswahl den Druckformattyp fest. Dabei können Sie unter Filter die Liste der möglichen Kürzel einschränken. Standardmäßig sind alle Kürzel der Liste vormarkiert. Durch Markieren bzw. Demarkieren können Sie die Auswahl der Kürzel entsprechend anpassen.

  4. Wählen Sie jetzt im Bereich Druckformat unter Auswahl das Druckformat aus.

  5. Geben Sie optional bei Bemerkung eine Bemerkung an, die unter jedem Einzeldruck stehen soll.

  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken, um die Ausgabe direkt auf den Drucker zu leiten. Wählen Sie die Schaltfläche Vorschau, um die Ausgabe erst auf dem Bildschirm zu prüfen.

Druckvorschau

Mit der Auswahl der Vorschau gelangen Sie in ein Fenster mit umfangreicher Funktionalität, welche über verschiedene Menügruppen aufgerufen werden kann.

Im Dialogfenster der Druckvorschau können Sie sowohl das Druckergebnis ansehen als auch Einstellungen des ausgewählten Druckformats direkt ändern.
Im Dialogfenster der Druckvorschau können Sie sowohl das Druckergebnis ansehen als auch Einstellungen des ausgewählten Druckformats direkt ändern.

Menügruppe Bericht

Über die Schaltfläche Design gelangen Sie direkt zu den Detaileinstellungen des definierten Druckformats. Alle Änderungen werden direkt im Druckformat gespeichert und unmittelbar in der Vorschau angezeigt.

In den Menügruppe `Vorschau > Bericht` finden Sie die Schaltfläche `Design`.
In den Menügruppe `Vorschau > Bericht` finden Sie die Schaltfläche `Design`.

Hinweis

Bei geschickter Anordnung von Vorschaufenster und dem Dialogfenster für die Detaileinstellungen des Druckformats, können Sie beide Fenster nebeneinander anzeigen. Wenn Sie jetzt Änderungen im Dialogfenster des Druckformats vornehmen und anschließend auf die Schaltfläche Übernehmen klicken, werden die Änderungen sofort im Vorschaufenster sichtbar, ohne das Dialogfenster verlassen zu müssen.

Menügruppe Ausgabe

Hier können Sie über die Schaltfläche Drucken die Ausgabe direkt auf den Drucker ausgeben.

In der Menügruppe "Vorschau|Ausgabe" finden Sie die Schaltfläche `Drucken`.
In der Menügruppe "Vorschau|Ausgabe" finden Sie die Schaltfläche `Drucken`.

Das Dialogfenster zur Auswahl der Druckeroptionen wird aufgerufen, wenn Sie die Schaltfläche Druckdialog anwählen. Optional können Sie die Ausgabe in eine PDF-Datei exportieren, wenn Sie auf die Schaltfläche Nach PDF exportieren drücken.

Menügruppe Format

Mit der Schaltfläche Seite einrichten können Sie das Dialogfenster zum Einrichten der Seite für den Ausdruck aufrufen.

In der Menügruppe "Vorschau|Format" finden Sie die Schaltfläche `Seite einrichten`.
In der Menügruppe "Vorschau|Format" finden Sie die Schaltfläche `Seite einrichten`.

In diesem Dialogfenster können Sie auf insgesamt vire Registerkarten grundlegende Seiteneinstellungen vornehmen.

Registerkarte Seite

Auf der Registerkarte Seite können Sie Angaben zur Seitengröße, Seitenorientierung und Druckreihenfolge wählen

Dies ist die Registerkarte `Seite` des Dialogfensters `Seite einrichten`.
Dies ist die Registerkarte `Seite` des Dialogfensters `Seite einrichten`.

Registerkarte Ränder

Die Registerkarte Ränder ermöglicht die Einstellungen der Seitenränder. Dabei können Änderungen in auch direkt in der auf der Registerkarte angezeigten Vorschau vorgenommen werden. Dazu müssen die als gestrichelte Linien dargestellten Ränder lediglich mit der Maus verschoben werden.

Dies ist die Registerkarte `Ränder` des Dialogfensters `Seite einrichten`.
Dies ist die Registerkarte `Ränder` des Dialogfensters `Seite einrichten`.

Hinweis

Seitenränder können auch unabhängig vom Dialogfenster Seite einrichten eingestellt werden. Das Verschieben der Seitenränder per Maus kann analog in der Hauptansicht des Berichts vorgenommen werden.

Registerkarte Kopf-/Fußzeile

Die Angaben für die Kopf- und Fußzeilen der Seite definieren Sie auf der Registerkarte Kopf-/Fußzeile.

Dies ist die Registerkarte „Kopf-/Fußzeile“ des Dialogfensters „Seite einrichten“.
Dies ist die Registerkarte „Kopf-/Fußzeile“ des Dialogfensters „Seite einrichten“.

Kopf- wie auch Fußzeile sind dazu in jeweils drei Bereiche eingeteilt: Einem linksbündigem linken, einem zentrierten mittigen und einem rechtbündigen rechten Teil. In jedes dieser Textfelder können die unter Vordefinierte Funktionen vorhandenen acht Funktionen bzw. eine freier Text eingefügt werden. In der nachfolgenden Abbildung wird beispielweise in der Kopfzeile im linken Teil linksbündig ein Zeit-/Datumstempel und im rechten Teil rechtsbündig der auf dem Rechner angemeldete Benutzer und der Rechnername ausgegeben.

An dieser Stelle können Sie verschiedene vordefinierte Funktionen für die Kopf- und Fußzeile hinterlegen.
An dieser Stelle können Sie verschiedene vordefinierte Funktionen für die Kopf- und Fußzeile hinterlegen.

Die einzelnen vordefinierten Funktionen finden Sie in der nachfolgenden Übersicht_

Symbol Bedeutung
Seitennummer
Seitenanzahl
Seite X von Y (z.B. „2 von 10“)
Druckdatum, Druckuhrzeit
Druckdatum
Druckuhrzeit
Benutzername (im Betriebssystem)
Computername (im Betriebssystem)

Bei den vordefinierten Funktionen „Druckdatum“ bzw. „Druckuhrzeit“ richtet sich die jeweilige Darstellung nach den Einstellungen in der Menügruppe Format im Aufklappmenü Format beim Menüpunkt Datum und Uhrzeit.

Zusätzliche können Schriftart bzw. -größe und die Hintergrundfarbe für Kopf- und Fußzeile getrennt angegeben werden.

Registerkarte Skalierung

Auf der Registerkarte Skalierung kann die allgemeine Skalierung festgelegt werden. Über die prozentuelle Anpassung auf Normalgröße können insbesondere Ausdrucke, die nicht ganz auf eine Seite passen, einfach umgesetzt werden. Die Auswahl Seite anpassen ermöglicht das Einpassen des Ausdrucks auf die Seite innerhalb der Seitenränder.

Dies ist die Registerkarte `Skalierung` des Dialogfensters `Seite einrichten`.
Dies ist die Registerkarte `Skalierung` des Dialogfensters `Seite einrichten`.

Menügruppe Zoom

Sie können über die Schaltflächen Ganze Seite, Zwei Seiten oder allgemein über das Aufklappmenü Seiten festlegen, wie viel Seiten gleichzeitig in der Vorschau dargestellt werden sollen.

Hier sehen Sie die Schaltflächen der Menügruppe `Zoom`
Hier sehen Sie die Schaltflächen der Menügruppe `Zoom`

Das Aufklappmenü Zoom ermöglicht diverse Einstellung für die prozentuale Darstellung der Originalgröße.

Menügruppe Navigation

Hier können Sie die zwischen den einzelnen Seiten der Vorschau navigieren.

Hier sehen Sie die Schaltflächen der Menügruppe "Navigation"
Hier sehen Sie die Schaltflächen der Menügruppe "Navigation"

Menügruppe Vorschau

Über Anwahl der Schaltfläche Kleinansicht wird die Vorschau in eine linke und eine rechte Fläche unterteilt. Links wird die einzelne Seite in der gewünschten Größe angezeigt und auf der rechten werden alle Seiten in Miniaturansicht zur schnellen Anwahl angezeigt.

Hier sehen Sie die Schaltflächen der Menügruppe "Vorschau".
Hier sehen Sie die Schaltflächen der Menügruppe "Vorschau".

Das Aufklappmenü Ansicht ermöglich das Einblenden von Rändern, der Ränderleiste oben und/oder der Statusleiste unten in der Vorschau. Ränder selbst werden dabei in der Vorschau des Berichts durch gestrichelte Linien dargestellt.

Tagesaktuell Stundenpläne drucken

Neben dem Druck von regulären Stundenplänen können Stundenpläne auch tagesaktuelle aufgrund von eventuellen Veränderung im Vertretungsplan ausgegeben werden.

Um einen Vertretungsplan direkt zu drucken, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Betätigen Sie die Drucken-Schaltfläche in der Symbolleiste für den Schnellzugriff, die sich ganz oben links im Programmfenster befindet.

    Die Schaltfläche „Pläne drucken“ finden Sie in der Schnellzugriffsleiste des Programmfensters.
    Die Schaltfläche „Pläne drucken“ finden Sie in der Schnellzugriffsleiste des Programmfensters.

    Oder: Klicken Sie auf die Schaltfläche Pläne drucken in der Menügruppe Publizieren > Pläne veröffentlichen.

    Die Schaltfläche „Pläne drucken“ finden Sie in der Schnellzugriffsleiste des Programmfensters.
    Die Schaltfläche „Pläne drucken“ finden Sie in der Schnellzugriffsleiste des Programmfensters.
  2. Wählen Sie im Dialogfenster Drucken im Bereich Zeitraum unter Nur von und bis das Von- und Bis-Datum aus.

    Im Dialogfenster "Drucken“ treffen Sie grundlegende Einstellungen für den bevorstehenden Druckauftrag.
    Im Dialogfenster "Drucken“ treffen Sie grundlegende Einstellungen für den bevorstehenden Druckauftrag.
  3. Markieren Sie zusätzlich das Kontrollkästchen Mit Vertretungsinformationen drucken.

  4. Legen Sie im Bereich Auswahl einen der Druckformatstypen Klassenpläne, Lehrerpläne, Raumpläne, Fachpläne, Schülerpläne oder Aufsichtspläne fest. Dabei können Sie unter Filter die Liste der möglichen Kürzel einschränken. Standardmäßig sind alle Kürzel der Liste vormarkiert. Durch Markieren bzw. Demarkieren können Sie die Auswahl der Kürzel entsprechend anpassen.

  5. Wählen Sie jetzt im Bereich Druckformat unter Auswahl das Druckformat aus.

  6. Geben Sie optional bei Bemerkung eine Bemerkung an, die unter jedem Einzeldruck stehen soll.

  7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken, um die Ausgabe direkt auf den Drucker zu leiten. Wählen Sie die Schaltfläche Vorschau, um die Ausgabe erst auf dem Bildschirm zu prüfen.

Sammeldruck

Neben dem Druck über einzelne Druckformate können auch mehrere Druckformate zu einem übergreifenden Sammeldruckformat zusammengefasst werden. In diesem Fall kann der Ausdruck verschiedener Druckformate mit einem einzigen Druckaufruf erfolgen.

Für den Bereich des Vertretungsplans können Sie auf diese Weise beispielweise den Tagesvertretungsplan nach Stunden für die Schüler und die Vertretungslehrerliste für die Lehrer mit einem Sammeldruckformat ausgeben.

Wählen Sie dazu gemäß der Beschreibung unter Abschnitt „Druckformat bearbeiten “ ein Druckformat vom Druckformattyp Sammeldruckformat.

Hier tragen Sie den Namen des neuen Sammeldruckformats ein.
Hier tragen Sie den Namen des neuen Sammeldruckformats ein.

Nach der Definition des Namens für das neue Sammeldruckformat können Sie beim Bearbeiten des Druckformats aus der Liste der der bestehenden Druckformate diejenigen auswählen, welche in das Sammeldruckformat aufgenommen werden sollen.

Beim Ausdruck werden dann die Druckformate des Sammeldruckformats in der Reihenfolge der Auflistung ausgegeben.

In diesem Dialogfenster wählen Sie die Druckformate des neuen Sammeldruckformats aus.
In diesem Dialogfenster wählen Sie die Druckformate des neuen Sammeldruckformats aus.

Druckformattypen

Für das Drucken von Vertretungsplänen können Sie zwischen sechs Druckformattypen für Vertretungspläne wählen.

Vertretungsplantyp Bedeutung
Tagesvertretungsplan nach Klassen Alle Vertretungen für einen bestimmten Tag werden nach ausgewählten Klassen sortiert gedruckt
Tagesvertretungsplan nach Lehrern Alle Vertretungen für einen bestimmten Tag werden nach ausgewählten Vertretungslehrern sortiert gedruckt
Tagesvertretungsplan nach Stunden Alle Vertretungen für einen bestimmten Tag werden nach Stunden sortiert gedruckt
Klassenvertretungen Alle Vertretungen werden nach ausgewählten Klassen gedruckt Lehrervertretungen Alle Vertretungen werden nach ausgewählten fehlenden Lehrern gedruckt
Vertretungslehrerliste Alle Vertretungseinsätze werden nach ausgewählten Lehrern gedruckt

Für jedes dieser Druckformattypen können Sie ein oder mehrere Druckformate definieren. Jedes Druckformat legt den Inhalt der auszugebenen Informationen fest.

Druckformat bearbeiten

Die Liste der zur Verfügung stehenden Druckformate.
Die Liste der zur Verfügung stehenden Druckformate.

So erstellen Sie ein neues Druckformat:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken in der Symbolleiste für den Schnellzugriff, die sich ganz oben links im Programmfenster befindet oder klicken Sie auf die Schaltfläche Pläne drucken in der Menügruppe Publizieren > Pläne veröffentlichen.

  2. Wählen Sie im Dialogfenster Drucken die Schaltfläche Druckformate. Klicken Sie im Dialogfenster Druckformate auf die Schaltfläche Hinzufügen.

  3. Geben Sie einen Namen für das Druckformat an, wählen Sie den zugehörigen Druckformattyp aus und klicken Sie dann auf OK.

  4. Definieren Sie nun die Details des Druckformats.

Hier tragen Sie Name und Typ des neuen Druckformats ein.
Hier tragen Sie Name und Typ des neuen Druckformats ein.

Sie können auch auf Basis eines bereits bestehenden Druckformats ein neues Druckformat definieren.

So duplizieren Sie ein Druckformat:

  1. Markieren Sie im Dialogfenster Druckformate das zu duplizierende Druckformat und wählen Sie dann die Schaltfläche Duplizieren.

  2. Geben Sie einen Namen für das neue Druckformat an und klicken Sie dann auf OK.

  3. Ändern Sie jetzt die Vorgaben des kopierten Druckformats nach Ihren Wünschen ab.

Die Detailangaben zu den Druckvorgaben können Sie auf den verschiedenen Registerkarten einstellen.

Dies ist die Registerkarte `Tabelle` des Dialogfensters für ein Druckformat des Typs `Tagesvertretungsplan nach Klassen`.
Dies ist die Registerkarte `Tabelle` des Dialogfensters für ein Druckformat des Typs `Tagesvertretungsplan nach Klassen`.

Auf dieser Registerkarte Tabelle legen Sie Schriftart, Schriftgröße, Hintergrundfarbe und Ausrichtung der Überschrift pro Spalte und des Inhalts der Spalte fest. Bei den Zeilen können Sie zwei Hintergrundfarben angeben. Die erste Hintergrundfarbe wird nur für die ungeraden Zeilen und die zweite Hintergrundfarbe wird nur für die gerade Zeilen verwendet. Auf diese Weise können Sie beispielweise folgenden Ausdruck realisieren.

Dieser Ausdruck eines Tagesvertretungsplans besitzt unterschiedliche Hintergrundfarben.
Dieser Ausdruck eines Tagesvertretungsplans besitzt unterschiedliche Hintergrundfarben.

Auf der Registerkarte Spalten legen Sie die Spalten fest, die Sie ausdrucken wollen. Für jede Spalte können Sie über die Schaltfläche Hinzufügen oder Entfernen entscheiden, ob eine Spalte in die Liste Sichtbare Spalten aufgenommen wird. Über die Schaltflächen mit dem Pfeil oben oder unten können Sie die Reihenfolge der anzuzeigenden Spalten beeinflussen.

Dies ist die Registerkarte `Spalten` des Dialogfensters für ein Druckformat des Typs `Tagesvertretungsplan nach Klassen`.
Dies ist die Registerkarte `Spalten` des Dialogfensters für ein Druckformat des Typs `Tagesvertretungsplan nach Klassen`.

Für jede Spalte wird beim Ausdruck in Abhängigkeit vom enthaltenen Text die Spaltenbreite dynamisch berechnet. Alternativ können Sie für jede Spalte eine individuelle feste Breite definieren, in dem
Sie das Kontrollkästchen Benutzerdefinierte Spaltenbreite markieren und die gewünschte Breite bei Breite (mm) eintragen. Optional können Sie unter Überschrift eine alternative Überschrift für die aktuelle markierte Spalte angeben.

Auf der Registerkarte Titel & Infos geben Sie hier Schriftart, Schriftgröße, Hintergrundfarbe und Ausrichtung der Planüberschrift und des Infobereichs fest. Optional können Sie festlegen, ob die fehlenden Lehrer und/oder fehlenden Klassen mit im Kopf ausgegeben werden.

Dies ist die Registerkarte `Titel & Infos` des Dialogfensters für ein Druckformat des Typs `Tagesvertretungsplan nach Klassen`.
Dies ist die Registerkarte `Titel & Infos` des Dialogfensters für ein Druckformat des Typs `Tagesvertretungsplan nach Klassen`.

Auf der Registerkarte Seite können Sie die Bezeichnungen für Lehrer in Überschriften und in den Zellen festlegen. Zusätzlich können Sie über das Optionsfeld Jede Tabelle auf neuer Seite beginnen entscheiden, ob die Ausdrucke pro Tabelle mit einer neuen Seite anfangen oder fortlaufend ausgegeben werden.

Dies ist die Registerkarte `Seite` des Dialogfensters für ein Druckformat des Typs `Tagesvertretungsplan nach Klassen`.
Dies ist die Registerkarte `Seite` des Dialogfensters für ein Druckformat des Typs `Tagesvertretungsplan nach Klassen`.

So bearbeiten oder löschen Sie ein Druckformat:

  1. Öffnen Sie das Drucken-Fenster.

  2. Markieren Sie im Dialogfenster Druckformate das gewünschte Druckformat und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten bzw. auf die Schaltfläche Löschen.

HTML-Vertretungspläne exportieren

Neben dem Drucken von Vertretungsplänen können diese auch elektronisch als HTML-Dateien exportiert werden, um dann im Intranet bzw. Internet veröffentlicht zu werden.

HTML-Vertretungspläne exportieren

Um einen Vertretungsplan im HTML-Format direkt zu exportieren, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche HTML-Pläne exportieren in der Menügruppe Publizieren > Pläne veröffentlichen.

    Die Schaltfläche `HTML-Pläne exportieren` finden Sie in der Schnellzugriffsleiste des Programmfensters.
    Die Schaltfläche `HTML-Pläne exportieren` finden Sie in der Schnellzugriffsleiste des Programmfensters.
  2. Wählen Sie im Dialogfenster HTML-Export im Bereich Zeitraum unter Nur von und bis das Von- und Bis-Datum aus.

    Im Dialogfenster `HTML-Export` treffen Sie grundlegende Einstellungen für den bevorstehenden Druckauftrag.
    Im Dialogfenster `HTML-Export` treffen Sie grundlegende Einstellungen für den bevorstehenden Druckauftrag.
  3. Legen Sie im Bereich Auswahl den Exportformattyp fest. Dabei können Sie unter Filter die Liste der möglichen Kürzel einschränken. Standardmäßig sind alle Kürzel der Liste vormarkiert. Durch Markieren bzw. Demarkieren können Sie die Auswahl der Kürzel entsprechend anpassen.

  4. Wählen Sie jetzt im Bereich HTML-Exportformate unter Auswahl das HTML-Exportformat aus.

  5. Geben Sie optional bei Bemerkung eine Bemerkung an, die unter jedem Einzeldruck stehen soll.

  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren, um die HTML-Dateien zu exportieren.

HTML-Exportformattypen

Für den HTML-Export von Vertretungsplänen können Sie anlog zum Drucken zwischen sechs HTML-Exportformatstypen für Vertretungen wählen.

Vertretungsplantyp Bedeutung
Tagesvertretungsplan nach Klassen Alle Vertretungen für einen bestimmten Tag werden nach ausgewählten Klassen sortiert gedruckt
Tagesvertretungsplan nach Lehrern Alle Vertretungen für einen bestimmten Tag werden nach ausgewählten Vertretungslehrern sortiert gedruckt
Tagesvertretungsplan nach Stunden Alle Vertretungen für einen bestimmten Tag werden nach Stunden sortiert gedruckt
Klassenvertretungen Alle Vertretungen werden nach ausgewählten Klassen gedruckt Lehrervertretungen Alle Vertretungen werden nach ausgewählten fehlenden Lehrern gedruckt
Vertretungslehrerliste Alle Vertretungseinsätze werden nach ausgewählten Lehrern gedruckt

Für jedes dieser Exportformattypen können Sie ein oder mehrere HTML-Exportformate definieren. Jedes Exportformat legt den Inhalt der auszugebenen Informationen fest.

HTML-Exportformat bearbeiten

Die Liste der zur Verfügung stehenden HTML-Exportformate.
Die Liste der zur Verfügung stehenden HTML-Exportformate.

So erstellen Sie ein neues Exportformat:

  1. klicken Sie auf die Schaltfläche HTML-Pläne exportieren in der Menügruppe Publizieren > Pläne veröffentlichen.

  2. Wählen Sie im Dialogfenster HTML-Export die Schaltfläche HTML-Exportformate. Klicken Sie im Dialogfenster HTML-Exportformate auf die Schaltfläche Hinzufügen.

  3. Geben Sie einen Namen für das HTML-Exportformat an, wählen Sie den zugehörigen Exportformattyp aus und klicken Sie dann auf OK.

  4. Definieren Sie nun die Details des HTML-Exportformats.

Hier tragen Sie Name und Typ des neuen Exportformats ein.
Hier tragen Sie Name und Typ des neuen Exportformats ein.

Sie können auch auf Basis eines bereits bestehenden Druckformats ein neues Druckformat definieren. So duplizieren Sie ein HTML-Exportformat:

  1. Markieren Sie im Dialogfenster HTML-Exportformate das zu duplizierende Exportformat und wählen Sie dann die Schaltfläche Duplizieren.

  2. Geben Sie einen Namen für das neue Exportformat an und klicken Sie dann auf OK.

  3. Ändern Sie jetzt die Vorgaben des kopierten HTML-Exportformats nach Ihren Wünschen ab.

Die Detailangaben zu den Exportvorgaben können Sie auf den verschiedenen Registerkarten einstellen.

Änderungsnachrichten versenden

Die Nutzung der in diesem Kapitel beschriebenen Funktionalität setzt eine Lizenz des Moduls DAVINCI-LIVEMESSAGE voraus.

Sie können in DAVINCI jederzeit Kurznachrichten an Lehrer und Schüler senden. Diese Funktionalität können Sie z.B. verwenden, um Ihre Kollegen schnell über Planänderungen zu informieren. Der Versand kann per E-Mail und/oder per SMS erfolgen.

Das Dialogfenster „Änderungen mitteilen“
Das Dialogfenster „Änderungen mitteilen“

So rufen Sie das Fenster Änderungen mitteilen auf:

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Änderungen mitteilen in der Menügruppe Publizieren > Pläne veröffentlichen.

    Die Schaltfläche „Änderungen mitteilen“ finden Sie in der Schnellzugriffsleiste des Programmfensters.

Hinweis

Zuvor müssen Sie bei den betreffenden Lehrern bzw. Schülern die E-Mail-Adressen bzw. die Mobiltelefonnummern eingegeben haben. Sie tragen diese Angaben in der Ansicht Stammdaten > Lehrer bzw. Stammdaten > Schüler in den Spalten E-Mail bzw. Mobil ein.

Vertretungsstatistik

Die Vertretungsstatistik beinhaltet eine Auflistung aller positiven bzw. negativen Anrechnungsstunden, der Fehlgründe, der Aufsichtsvertretungen, der Aufsichtsausfälle und des Unterrichtsausfalls pro Lehrer.

Dies ist das Dialogfensters „Vertretungsstatistik“.
Dies ist das Dialogfensters „Vertretungsstatistik“.

Die Ansicht kann nach Teams über die Auswahlbox Team gefiltert werden. Bei der Anzeige der Aufsichtsdauer kann man zwischen den Einheiten Anzahl der Aussichten und Minuten für die Registerkarten Aufsichtsvertretungen und Aufsichtsausfall wählen. Über die Schaltfläche Exportieren kann die Ansicht der aktuellen Registerkarte in eine Excel-, Text-, HTML- oder XML-Datei exportiert werden.

Vertretungsoptionen

Über das Dialogfenster der DAVINCI-Optionen können Sie spezielle Einstellungen für den Vertretungsplan vornehmen. So rufen Sie das Dialogfenster mit den Einstellungen für den Vertretungsplan auf:

  1. Öffnen Sie das Menü Plan

    Den Aufruf für die daVinci-Optionen finden Sie u.a. rechts unten im Planmenü.
    Den Aufruf für die daVinci-Optionen finden Sie u.a. rechts unten im Planmenü.
  2. Klicken Sie im erscheinenden Menüfenster mit der linken Maustaste unten auf den Menüpunkt daVinci-Optionen.

  3. Wählen Sie im Dialogfenster Optionen einen der Bereiche Vertretungsplan, Plananzeige oder Farben.

Allgemeine Vertretungsplanoptionen

Im Bereich Vertretungsplan des Dialogfensters daVinci-Optionen können Sie

  • vordefinierte Texte für die Spalten Info, Mitteilung und Bemerkung in der Ansicht Vertretungen erstellen,

  • die Behandlung von Doppelstunden bzw. Terminblöcken und

  • die Darstellung des Fehlzeiten-Zeitplan festlegen.

Dies ist das Dialogfenster „daVinci-Optionen“ mit dem Bereich `Vertretungsplan`.
Dies ist das Dialogfenster „daVinci-Optionen“ mit dem Bereich `Vertretungsplan`.

Vordefinierte Infos, Mitteilungen und Bemerkungen

In den Bereichen Vordefinierte Infos, Vordefinierte Mitteilungen und Vordefinierte Bemerkungen können Sie häufig genutzte Texte definieren, die Sie im Rahmen der Vertretungserstellung in der Ansicht Vertretungen in der Fehlzeiten-/Vertretungen-Liste in den Spalten Info, Mitteilung und Bemerkung als vorbelegte Texte auswählen können.

Doppelstunden und Terminblöcke

Durch das Markieren des Optionsfelds Doppelstunden bzw. Terminblöcke in Einzelstunden aufteilen legen Sie fest, ob Doppelstunden bzw. Terminblöcke in Einzelstunden aufgeteilt werden sollen. In diesem Fall kann für jede Einzelstunden der Doppelstunde bzw. des Terminblocks eine getrennte Vertretung erstellt werden.

Ist das Feld nicht markiert, werden für beide Stunden der Doppelstunde bzw. für alle Termin eines Blocks immer die gleichen Vertretung gewählt.

Fehlzeiten-Zeitplan

Im Eingabefeld des Bereichs Fehlzeiten-Zeitplan können Sie festlegen, wie viele Zeilen für Klassen/ Lehrer/Räume in der Teilansicht Zeitplan der Fehlzeiten-Ansicht auf Anhieb am Bildschirm sichtbar sind.

Änderungen in der Plananzeige darstellen

Im Dialogfenster daVinci-Optionen können Sie im Bereich Plananzeige Einstellungen für Änderungen im Plan in der Gruppe Änderungen vornehmen.

Dies ist das Dialogfenster `daVinci-Optionen` mit dem Bereich `Plananzeige`.
Dies ist das Dialogfenster `daVinci-Optionen` mit dem Bereich `Plananzeige`.

Sie können im DAVINCI-Vertretungsplan angeben, wie neue Änderungen im Vertretungsplan in den Stundenplänen auf dem Bildschirm und im Ausdruck speziell gekennzeichnet werden.

Definieren Sie zunächst unter Zeitpunkt, ab der eine Änderung als neu angesehen wird: den Zeitpunkt, ab der eine Änderung im Vertretungsplan als neu angesehen wird. Im Aufklappmenü ist dabei die Standardeinstellungen Letzte Veröffentlichung. Bei dieser Einstellung werden alle Änderungen als neu betrachtet, die seit der letzten Veröffentlichung der Änderung durch einen Vertretungsplaner hinzugekommen sind.

Alternativ können Sie als Zeitpunkt, ab der eine Änderung als neu angesehen wird, auch eine der vordefinierten Zeiteinstellungen wählen, z.B. vor 1 Stunde. In welcher textlichen Form diese neuen Änderungen dargestellt werden, entscheidet der Eintrag unter Kennzeichen einer neuen Änderung. Steht hier z.B. der Eintrag „*“, so wird dieser mit Stundenplanelement angezeigt, wie die nachfolgende Abbildung exemplarisch zeigt.

In diesem Plan sind alle Änderungen durch das vorangestellte Kennzeichen „\*“ als neu definiert.
In diesem Plan sind alle Änderungen durch das vorangestellte Kennzeichen „\*“ als neu definiert.

Eine Besonderheit stellt die Spalte Vertreter in der Änderungsliste dar. Diese kann in einigen Fällen anstelle eines Lehrerkürzels auch besondere Bemerkungstexte beinhalten, z.B. bei Aufsichten, Fehlstellen. Der Eintrag unter Kennzeichnung einer Bemerkung in der Spalte Vertreter legt fest, welche textliche Form eine neue Änderung kennzeichnet.

Der Eintrag `Anstatt` in der Spalte `Vertreter` beim Ausdruck wird durch das vorangestellte Kennzeichen "\*" als Bemerkung ausgewiesen.
Der Eintrag `Anstatt` in der Spalte `Vertreter` beim Ausdruck wird durch das vorangestellte Kennzeichen "\*" als Bemerkung ausgewiesen.

Zur analogen Kennzeichnung einer neuen Änderung im Ausdruck folgen Sie bitte den speziellen Anweisungen zum Druck von tagesaktuellen Stundenplänen (siehe Abschnitt „Tagesaktuell Stundenpläne drucken“).

Farben

Im Dialogfenster daVinci-Optionen können Sie im Bereich Farben Farbvorgaben für bestimmte Einstellungen speziell für DAVINCI-Vertretungsplan vornehmen.

Dies ist das Dialogfenster `daVinci-Optionen` mit dem Bereich `Farben`.
Dies ist das Dialogfenster `daVinci-Optionen` mit dem Bereich `Farben`.

Auf der Registerkarte Allgemein können die Farben für Abwesend, Änderung, Neue Änderung und Unterrichtsfrei festgelegt werden.

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