Fehlzeiten erfassen

Die Fehlzeiten von Lehrern, Klassen und Räumen bilden das Fundament für Ihre Vertretungspläne. Aus den Informationen über fehlende Lehrer, abwesende Klassen und gesperrte Räume ergeben sich die erforderlichen Vertretungen sowie die Ressourcen, die Ihnen für die Vertretungserstellung zur Verfügung stehen.

Die Erfassung der Fehlzeiten nehmen Sie in der Ansicht Fehlzeiten vor. Zum Öffnen der Ansicht wählen Sie in der Navigationsleiste die Navigationsgruppe Vertretungsplan mit der Ansicht Fehlzeiten aus.

Die Standard-Ansicht „Fehlzeiten“
Die Standard-Ansicht „Fehlzeiten“

Fehlzeiten-Ansicht anpassen

Die Fehlzeiten-Ansicht unterteilt sich in die drei Teilansichten Plan, Zeitplan und Liste. „Plan“ steht hierbei als Abkürzung für Stundenplan. Dabei können jeweils nur maximal zwei der drei verfügbaren Teilansichten gleichzeitig dargestellt werden. Die Standardansicht besteht aus den Teilansichten „Plan“ und „Zeitplan“. Im Folgenden werden wir die drei Teilansichten gesondert vorstellen.

Zeitplan

Diese Teilansicht zeigt für alle Lehrer, Klassen oder Räume den kommenden Planungszeitraum als Zeitstrahl. Eingetragene Fehlzeiten werden als Balken auf diesem Zeitstrahl repräsentiert.

In der Teilansicht „Zeitplan“ kann jeweils nur eine Liste der Lehrer oder Klassen oder Räume dargestellt werden. Um festzulegen, welche Liste im Zeitplan angezeigt werden soll, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

  • Wählen Sie in der Navigationsleiste die Navigationsgruppe Vertretungsplan mit der Ansicht Fehlzeiten aus.
Vertretungsplan | Fehlzeiten
Vertretungsplan | Fehlzeiten
  • Wählen Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Menügruppe Fehlzeiten Ansicht eine Teilansicht mit einem Zeitplan aus: Plan und Zeitplan, Liste und Zeitplan oder Zeitplan.
Teilansicht
Teilansicht
  • Wählen Sie in der Menügruppe Inhalt wechseln aus dem Aufklappmenü Klassen, Lehrer oder Raum den gewünschten Eintrag, z.B. einen Lehrer, aus.
Teilansicht
Teilansicht

Der Zeitplan wird nun auf die gewünschte Liste, z.B. Lehrer-Fehlzeiten umgestellt.

Fehlzeiten als Balken auf einem Zeitstrahl in der Teilansicht „Zeitplan“
Fehlzeiten als Balken auf einem Zeitstrahl in der Teilansicht „Zeitplan“

Für den angezeigten Zeitstrahl stehen verschiedene Zeitraster zur Verfügung. Standardmäßig wird ein Tagesraster ausgegeben, bei dem jeder Schultag durch ein Feld in der Matrix der Lehrer-, Raum-, oder Klassentage definiert ist. Sie können aber auch zu einem Stundenraster wechseln, bei dem für jeden Unterrichtstag eine Matrix der Lehrer-, Raum- oder Klassenstunden angezeigt wird. Dieses Stundenraster können Sie darüber hinaus in verschiedene Minutenpakete zwischen 5 und 60 Minuten zerlegen.

Um die Gliederung des Zeitstrahls nach Tagen bzw. Stunden einzustellen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

  1. Wählen Sie in der Navigationsleiste die Navigationsgruppe Vertretungsplan mit der Ansicht Fehlzeiten aus.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zeitskala auf der Registerkarte Start in der Menügruppe Fehlzeiten.

  3. Wählen Sie den Eintrag Woche, Monat, Quartal oder Jahr, um festzulegen, dass der Zeitstrang die Schultage des entsprechenden Zeitraums anzeigt. Oder: Wählen Sie den Eintrag Tag, um festzulegen, dass der Zeitstrang alle Schulstunden eines Unterrichtstages anzeigt.

Einstellen der Zeitskala
Einstellen der Zeitskala

Die Darstellung wird nun entsprechend Ihrer Auswahl umgestellt.

Um den nach Stunden gegliederten Zeitstrang darüber hinaus in Minutenpakete zu unterteilen, führen Sie bitte folgende Schritte aus:

  1. Wählen Sie in der Navigationsleiste die Navigationsgruppe Vertretungsplan mit der Ansicht Fehlzeiten aus.

  2. Klicken Sie die Schaltfläche Zeitskala auf der Registerkarte Start in der Menügruppe Fehlzeiten.

  3. Wählen Sie eines der angebotenen Minutenpakete, z.B. 5 Minuten, um die Stundenskala entsprechend zu unterteilen. Die Darstellung des Zeitplans wird nun entsprechend Ihrer Auswahl umgestellt.

Darstellung einer Zeitskala mit 5 Minuten-Einheiten an einem Tag
Darstellung einer Zeitskala mit 5 Minuten-Einheiten an einem Tag

Plan

Diese Teilansicht zeigt den Wochenplan einer ausgewählten Klasse bzw. eines ausgewählten Raums oder Lehrers. Eingetragene Fehlzeiten werden durch einen roten Änderungsbalken im zugehörigen Terminfeld gekennzeichnet.

In der Teilansicht Plan wird jeweils der Einzelplan angezeigt, dessen Gegenstück in der Teilansicht Zeitplan markiert ist. Mit den Pfeilschaltflächen links auf der Titelleiste des Stundenplans können Sie aber auch unabhängig vom Zeitplan zum (gemäß der Reihenfolge in den Stammdaten) vorangehenden bzw. nachfolgenden Einzelplan der aufgerufenen Planart blättern.

Mit den Pfeilschaltflächen auf der rechten Seite der Titelleiste blättern Sie hingegen zur nächsten bzw. vorhergehenden Kalenderwoche des aufgerufenen Einzelplans weiter. Darüber hinaus können Sie den angezeigten Wochenplan auch über die Schaltfläche Auswählen in der Menügruppe Start > Aktuelle Ansicht ändern. Gehen Sie dazu bitte folgendermaßen vor:

  1. Betätigen Sie die Schaltfläche Auswählen in der Menügruppe Start > Aktuelle Ansichten.

  2. Öffnen Sie im erscheinenden Dialogfenster die Registerkarte Klassen, Lehrer oder Räume.

    Plan auswählen im Dialogfenster "Auswahl"
    Plan auswählen im Dialogfenster "Auswahl"
  3. Markieren Sie den Eintrag des gewünschten Einzelplans.

  4. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Doppelklick oder ENTER.

Der ausgewählte Einzelplan wird nun in der Teilansicht Plan angezeigt.

Liste

Diese Teilansicht weist die wesentlichen Informationen zu einer Fehlzeit als Spalteneinträge in einer Liste aus.

Darstellung der Fehlzeiten als Liste
Darstellung der Fehlzeiten als Liste

Die Standardansicht mit der Aufteilung in die Teilfenster Plan und Zeitplan können Sie flexibel an wechselnde Arbeitserfordernisse anpassen. Dabei stehen Ihnen fünf verschiedene Basisansichten zur Verfügung, die Sie über die folgenden Schaltflächen in der Menügruppe Fehlzeiten Ansichten auf der Registerkarte Ansicht erreichen:

  • Plan und Zeitplan: Mit diesem Aufruf können Sie zur zweigeteilten Standardansicht zurückkehren.

  • Plan und Liste: Mit dieser Option werden die Stundenplanansicht und die Fehlzeitenliste angezeigt.

  • Liste und Zeitplan: Bei dieser Variante werden die Fehlzeitenliste und der Zeitplan angezeigt. Das Teilfenster Stundenplan wird ausgeblendet.

  • Zeitplan: Bei dieser Einstellung wird nur der Zeitplan angezeigt.

  • Liste: Mit diesem Aufruf wird nur die Fehlzeitenliste dargestellt.

Die Menügruppe "Fehlzeiten Ansicht"
Die Menügruppe "Fehlzeiten Ansicht"

Wie Sie nun vorgehen müssen, um eine neue Fehlzeit zu erfassen, erfahren Sie im folgenden Abschnitt.

Fehlzeiten eintragen

Allgemeines

Für die Erfassung der Fehlzeiten von Klassen, Lehrern und Räumen steht Ihnen das Dialogfenster Fehlzeiten zur Verfügung. Dieses Dialogfenster können Sie über die Schaltfläche Neue Fehlzeit der Menügruppe Start | Fehlzeiten aufrufen. Hier tragen Sie die Informationen über fehlende Lehrer, abwesende Klassen und gesperrte Räume ein.

Die Schaltfläche „Neue Fehlzeit“
Die Schaltfläche „Neue Fehlzeit“

Tipp: Rufen Sie für die Eingabe der Fehlzeiten die Standardansicht Plan und Zeitplan auf.

Das Dialogfenster "Fehlzeit"
Das Dialogfenster "Fehlzeit"

Um mit Hilfe des Dialogfensters Fehlzeiten und der Teilansicht Zeitplan eine neue Fehlzeit zu erfassen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

  1. Wählen Sie in der Menügruppe Fehlzeiten Ansichten auf der Registerkarte Start die gewünschte Fehlzeitenart, welche die Teilansicht Zeitplan enthält.

  2. Platzieren Sie in der Teilansicht Zeitplan den Cursor in die Zeile des gewünschten Lehrers, der eine Fehlzeit erhalten soll. Markieren Sie die Terminfelder der einzutragenden Fehlzeit.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Fehlzeit in der Menügruppe Start > Fehlzeiten.

  4. Wählen Sie im erscheinenden Dialogfenster Fehlzeiten im Auswahlfeld Name das Kürzel des gewünschten Lehrers aus, für den Sie eine Fehlzeit eintragen wollen. Übernehmen Sie die in den Eingabefeldern Beginnt und Endet vorbelegten Anfangs- und Enddaten der Fehlzeit oder passen Sie diese Daten gegebenenfalls manuell an.

  5. Mit den Optionsfeldern Beginnt ganztägig bzw. Endet ganztägig können Sie pauschal den ganzen Tag unter Beginnt bzw. Endet als Fehlzeit angeben, ohne unbedingt wissen zu müssen, bis zu welcher Stunde der Lehrer an diesen Tagen tatsächlich Unterricht hat.

  6. Betätigen Sie die Pfeilschaltfläche des Auswahlfeldes Fehlgrund und markieren Sie im Auswahlfeld den zutreffenden Eintrag. Die hier auswählbaren Fehlgründe entsprechen den Eintragungen im Schlüsselverzeichnis Lehrerfehlgründe, Klassenfehlgründe bzw. Raumfehlgründe (siehe Abschnitt "Schlüsselverzeichnisse"). Zusätzlich können Sie eine Bemerkung angeben.

  7. Entscheiden Sie mit dem Haken im Kontrollkästchen vor Anrechnen, ob die ausfallendenden Stunden in den entsprechenden Übersichten als negative Anrechenstunden vermerkt werden sollen. In diesem Sonderfall muss der fehlende Lehrer die Anrechenstunden später wieder ausgleichen. Ist das Kontrollkästchen Anrechnen aktiv, so werden alle durch die Fehlzeit ausfallenden Stunden unter Anrechnenstd. angezeigt. Sie können diese noch individuell abändern. Durch die Anwahl von Vorbesetzen erhalten Sie bei Bedarf wieder die Gesamtzahl der durch das Fehlen des Lehrers entstandenen Ausfallstunden. Diese Option steht nur für LehrerFehlzeiten zur Verfügung.

  8. Hinterlegen Sie optional im Feld Bemerkung einen Text mit zusätzlichen Informationen über die eingetragene Fehlzeit.

  9. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit der Schaltfläche Übernehmen, wenn Sie noch weitere Fehlzeiten erfassen möchten. Oder: Bestätigen Sie Ihre Angaben mit der Schaltfläche Übernehmen und schließen, wenn Sie keine weiteren Fehlzeiten mehr erfassen möchten

Die Anrechenstunden, die Sie im Dialogfenster „Fehlzeit“ eingeben, werden als negative Anrechenstunden vermerkt, d.h. Sie brauchen kein Minuszeichen einzugeben.

Der Eintrag wird nun im Zeitplan, in der Liste und im Plan der Fehlzeiten Ansicht hinterlegt.

Eine eingetragene Fehlzeit
Eine eingetragene Fehlzeit

Sie können im Dialogfenster Fehlzeiten mehrere Fehlzeiten nacheinander erfassen.

Um im geöffneten Dialogfenster die Fehlzeiten weiterer Vertreter der gleichen Fehlzeitenart zu erfassen, gehen Sie am besten folgendermaßen vor:

  1. Lassen Sie das Dialogfenster geöffnet.

  2. Klicken Sie in der Teilansicht Zeitplan mit der linken Maustaste in die Zeile des nächsten Vertreters der aufgerufenen Liste: Im Dialogfenster ändert sich die Belegung des Auswahlfeldes Name entsprechend.

  3. Markieren Sie in der Teilansicht Zeitplan die zugehörigen Terminfelder der neuen Fehlzeit: im Dialogfenster ändert sich die Belegung der Eingabefelder Beginnt und Endet entsprechend.

  4. Ergänzen Sie im Dialogfenster die restlichen Angaben zu Ihrer Fehlzeit.

  5. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit der Schaltfläche Übernehmen, wenn Sie noch weitere Fehlzeiten erfassen möchten. Oder: Bestätigen Sie Ihre Angaben mit der Schaltfläche Übernehmen und schließen, wenn Sie keine weiteren Fehlzeiten mehr erfassen möchten.

Der hinzugefügte Eintrag wird nun im Zeitplan, in der Liste und im Stundenplan der Fehlzeiten Ansicht angezeigt. Über die Optionen Lehrer fehlt, Klasse fehlt sowie Raum nicht verfügbar im Dialogfenster Fehlzeit, können Sie die eingestellte Fehlzeitenart verändern. Auf diese Weise können Sie z.B. von der Erfassung einer Klassenfehlzeit zur Erfassung einer Raumfehlzeit wechseln, ohne das Dialogfenster zu schließen.

Hinweis

Passen Sie das in der Ansicht Zeitplan zugrunde gelegte Zeitraster an die zu erfassenden Fehlzeiten an. Mit einem Stundenraster lassen sich einzelne Fehlstunden einfacher erfassen. Ein Tagesraster erweist sich als geeigneter, wenn Sie Fehlzeiten erfassen, die sich über mehrere Tage erstrecken.

Die Fehlzeiten im Stundenplan

Fehlzeiten werden im Stundenplan standardmäßig mit einer roten Überschrift im Terminfeld gekennzeichnet. Die Überschrift zeigt je nach Art der Fehlzeit bei Raum- und Lehrerfehlzeiten den Vermerk Raum nicht verfügbar bzw. Lehrer fehlt. Klassenfehlzeiten tragen den Hinweis Klasse fehlt. Die die Fehlzeit erzeugenden Lehrer, Räume und Klassen sind im Stundenplan entsprechend geklammert.

Terminfeld im Plan Erklärung
Fehlzeit eines Lehrers im Stundenplan des Lehrers
Fehlzeit des Lehrers „Con“ im Stundenplan der Klasse
Raumänderung für Raum 100 im Stundenplan der Klasse „8b“

Sonderfall „Klasse fehlt“

Das Fehlen einer Klasse muss aus zwei Gründen festgehalten werden:

  • Die Abwesenheit einer Klasse muss als reine Information festgehalten werden.

  • Der Vertretungsplanersteller muss wissen, welche Lehrer frei werden, wenn eine Klasse über einen gewissen Zeitraum fehlt. Solche Lehrer erhalten negative Anrechenstunden, die bei der Vertretungserstellung unbedingt zu berücksichtigen sind.

Der DAVINCI-Vertretungsplan kann solche freiwerdenden Lehrer natürlich erst dann als mögliche Vertretungslehrer für einen fehlenden Kollegen festhalten, wenn die entsprechenden Informationen über das Fehlen einer Klasse bereits eingegeben sind. Dies bedeutet, dass ein Fehlen einer Klasse möglichst vor einer Vertretungserstellung für einen Lehrer erfasst werden sollte. Tragen Sie analog zur obigen Beschreibung die Fehlzeit für eine Klasse ein.

Tragen Sie im Dialogfenster "Fehlzeit" beispielsweise die Fehlzeit der Klasse „8a“ am 10.10.2012 von der 1. bis 5. Stunde ein.
Tragen Sie im Dialogfenster "Fehlzeit" beispielsweise die Fehlzeit der Klasse „8a“ am 10.10.2012 von der 1. bis 5. Stunde ein.

Durch den neu eingetragenen Fehlzeitraum der Klasse können einige Lehrer Freistunden erhalten. Diese Freistunden werden vom DAVINCI-Vertretungsplan automatisch in der Vertretungsstatistik festgehalten. Dabei erhält jeder dieser Lehrer pro Freistunde eine negative Ausfallstunde im zugehörigen Monat.

Entsteht mindestens einem Lehrer durch das Fehlen der Klasse eine Freistunde, so erscheint anschließend das Dialogfenster in dem alle Lehrer aufgelistet sind, die unmittelbar vom Fehlen der Klasse betroffen sind. Dabei werden die negativen in Abhängigkeit vom Fehlzeitraum nach den Monaten ihrer Entstehung angezeigt.

Hier sehen Sie alle Lehrer, die durch das Fehlen der Klasse „8a“ am 10.10.2012 von der 1. bis 5. Stunde standardmäßig negative Anrechenstunden erhalten sollen.
Hier sehen Sie alle Lehrer, die durch das Fehlen der Klasse „8a“ am 10.10.2012 von der 1. bis 5. Stunde standardmäßig negative Anrechenstunden erhalten sollen.

Wenn Sie die unmittelbar entstandenen Ausfallstunden (teilweise) ändern wollen, z.B. wenn ein Lehrer die Klasse auf eine Exkursion begleitet, so müssen Sie die gewünschte Position anklicken und dort die Anrechenstunden anpassen und evtl. unter Bemerkung bzw. Fehlgrund einen zusätzlich erklärenden Eintrag vornehmen. Wenn Sie das Optionsfeld Fährt mit markieren, werden die Anrechenstunden automatisch auf „0“ gesetzt.

Der Lehrer „Lop“ begleitet die fehlende Klasse „8a“ am 10.10.2012 von der 1. bis 5. Stunde und erhält daher keine negativen Anrechenstunden.
Der Lehrer „Lop“ begleitet die fehlende Klasse „8a“ am 10.10.2012 von der 1. bis 5. Stunde und erhält daher keine negativen Anrechenstunden.

Wenn Sie auf OK klicken, werden die erzeugten Anrechenstunden übernommen. In der Ansicht Anrechnungen finden Sie die Liste aller Anrechnenstunden, die bisher mit der Plandatei erfasst worden sind (siehe Abschnitt „Anrechnungen“).

Fehlzeiten bearbeiten

Sie können die Angaben zu einer Fehlzeit im Nachhinein ändern oder ergänzen. Um eine bereits eingetragene Fehlzeit zu bearbeiten, führen Sie bitte die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den zu bearbeitenden Eintrag im Fehlzeiten-Zeitplan oder in der Fehlzeiten-Liste.

  2. Wählen Sie den Befehl Fehlzeit bearbeiten aus dem Kontextmenü oder klicken Sie in der Menügruppe Start > Fehlzeiten auf die Schaltfläche Bearbeiten.

    Ein Eintrag des Lehrers „Con“ im Fehlzeiten-Zeitplan wurde markiert und im Kontextmenü der Befehl „Fehlzeit bearbeiten“ ausgewählt.
    Ein Eintrag des Lehrers „Con“ im Fehlzeiten-Zeitplan wurde markiert und im Kontextmenü der Befehl „Fehlzeit bearbeiten“ ausgewählt.
  3. Ändern bzw. ergänzen Sie im erscheinenden Dialogfenster Fehlzeiten Ihre Angaben zu der aufgerufenen Fehlzeit.

  4. Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit Übernehmen und schließen.

Die geänderten Angaben werden nun im Zeitplan, in der Liste und im Stundenplan der Fehlzeiten Ansicht hinterlegt.

Fehlzeiten löschen

Um eine Fehlzeit wieder aus Ihrer DAVINCI-Datei zu löschen, führen Sie bitte die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den zu bearbeitenden Eintrag im Fehlzeiten-Zeitplan bzw. in der Fehlzeiten-Liste.

  2. Wählen Sie den Befehl Fehlzeit löschen aus dem Kontextmenü oder klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen in der Menügruppe Start > Fehlzeiten.

    Ein Eintrag des Lehrers „Con“ im Fehlzeiten-Zeitplan wurde markiert und im Kontextmenü der Befehl „Fehlzeit löschen“ ausgewählt.
    Ein Eintrag des Lehrers „Con“ im Fehlzeiten-Zeitplan wurde markiert und im Kontextmenü der Befehl „Fehlzeit löschen“ ausgewählt.
  3. Bestätigen Sie Ihre Absicht im erscheinenden Dialogfenster mit Ja.

Die gewählte Fehlzeit wird nun aus der Liste, dem Stundenplan und dem Zeitplan der Fehlzeiten Ansicht gelöscht.

Fehlzeiten exportieren

Um die Liste der Fehlzeiten nach Microsoft Excel, in eine Textdatei, ins HTML-Format oder in ein XML-Format zu exportieren, führen Sie bitte die folgenden Schritte aus:

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Menügruppe Fehlzeiten Ansicht die Ansicht Plan und Zeitplan, Plan und Liste, Liste und Zeitplan, Zeitplan oder Liste aus.

  2. Drücken Sie bitte in der Menügruppe Start > Fehlzeiten die Schaltfläche Exportieren.

    Über die Schaltfläche „Exportieren“ können Sie die Liste der Fehlzeiten als Microsoft Excel-, Text-, HTML- und XML-Datei exportieren..
    Über die Schaltfläche „Exportieren“ können Sie die Liste der Fehlzeiten als Microsoft Excel-, Text-, HTML- und XML-Datei exportieren..
  3. Geben Sie im Dialogfenster Speichern unter den Dateinamen an und unter Dateityp die Art der zu speichernden Datei an. Hier können Sie unter eine Excel-Datei, Textdatei, HTML-Datei oder XML-Datei wählen.

  4. Bestätigen Sie Ihre Absicht im erscheinenden Dialogfenster mit Speichern.

In Anhängigkeit vom gewählten Dateityp wird jetzt die exportierte Datei in Microsoft Excel, Microsoft Word oder in Ihrem aktiven Browser (z.B. Internet Explorer) angezeigt. Die exportierten Daten werden dann im Format der Fehlzeiten-Liste exportiert.

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