Veranstaltung anlegen und bearbeiten

Für die Erfassung und Bearbeitung neuer bzw. bereits erzeugter Veranstaltungen steht Ihnen in DAVINCI 6 ein zentrales Dialogfenster zur Verfügung. Wie Sie mit diesem Dialogfenster neue Veranstaltungen von Grund auf anlegen bzw. die aus den Stundentafeln erzeugten Veranstaltungen um weitere Informationen ergänzen können, erfahren Sie im folgenden Abschnitt.

Die Vorgehensweise zum Öffnen des benötigten Dialogfensters „Veranstaltung“ unterscheidet sich, je nachdem, ob Sie eine bestehende Veranstaltung bearbeiten oder eine neue Veranstaltung anlegen möchten.

Wenn Sie eine Veranstaltung bearbeiten möchten, die Sie z.B. vorher aus einer Stundentafel erzeugt haben, so führen Sie bitte folgende Schritte aus:

  1. Markieren Sie in der Veranstaltungsliste die Zeile der gewünschten Veranstaltung
  2. Klicken Sie in der Menüleiste „Start > Veranstaltungen“ auf den oberen Teil der Schaltfläche Veranstaltung bearbeiten.
  3. Es öffnet sich das Dialogfenster „[Fachkürzel]Veranstaltung“, in dem Sie Angaben zur gewählten Veranstaltung ergänzen oder ändern können.

Auf der Seite „Veranstaltung“ des Dialogfensters Veranstaltung können Sie Veranstaltungsdaten bearbeiten und neue Veranstaltungen anlegen.

Wenn Sie hingegen eine neue Veranstaltung erzeugen möchten, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

  1. Rufen Sie den Stundenplan der gewünschten Klasse auf.
  2. Klicken Sie in der Menüleiste Start > Veranstaltungen auf den oberen Teil der Schaltfläche Neue Veranstaltung.
  3. Es öffnet sich das Dialogfenster [Neue] Veranstaltung, in dem Sie die Daten der neuen Unterrichtsveranstaltung eingeben können.
  4. Das Dialogfenster Veranstaltung öffnet sich auf beiden Wegen jeweils mit der Seite Veranstaltung.
  5. Die Dialogseite „Veranstaltung“ zeigt eine Erfassungsmaske für Veranstaltungsdaten, mit diversen Eingabe- und Auswahlfeldern. In dieser Eingabemaske befinden sich u.a. die meisten Datenfelder zur Eingabe und Bearbeitung der Spaltenwerte der zugehörigen Veranstaltungszeile. Sie tragen den gleichen Namen wie die entsprechenden Spalten der Veranstaltungsliste. So heißt z.B. das Eingabefeld für das Unterrichtsfach einer Veranstaltung „Fach“ genauso wie die zugehörige Spalte in der Veranstaltungsliste.

Um die zugehörigen Spaltenwerte der Veranstaltungsliste einzutragen oder zu ändern, müssen Sie eine entsprechende Eingabe in den gleichnamigen Feldern der Erfassungsmaske vornehmen. Führen Sie dazu in diesen Eingabefeldern die folgenden Schritte aus:

Nr: Geben Sie hier die zutreffende Veranstaltungsnummer einfach über die Tastatur ein.

Fach: Das Feld „Fach“ verweist auf die Liste der Fächer in den Stammdaten. Um einer Veranstaltung ein bestimmtes Unterrichtsfach zuzuweisen, wählen Sie bitte den gewünschten Eintrag aus dem Aufklappmenü.

Kursnr.: Im ergänzenden Eingabefeld „Kursnummer“ können Sie dem Unterrichtsfach eine Kursnummer hinzufügen. Die Kursnummer wird im Spaltenfeld „Fach“ der zugehörigen Veranstaltungszeile ohne Leerzeichen an das Fachkürzel angehängt. Geben Sie die zutreffende Kursnummer einfach über die Tastatur ein.

Bemerkung Geben Sie hier den gewünschten Bemerkungstext einfach über die Tastatur ein

Block: Das Feld „Block“ stellt ein kombiniertes Datenfeld für die Eingabe und Auswahl des geeigneten Blockkürzels dar. Sie können hier sowohl über die Tastatur ein neues Blockkürzel frei eingeben als auch in einem hinterlegten Übersichtsfenster aus einer Liste der in der Plandatei bereits vorhandenen Blockkürzel auswählen. Sie können also in diesem Feld für die bearbeitete Veranstaltung einen neuen Block erstellen, ebenso aber diese Veranstaltung einem bereits existierenden Block zuordnen.

Dauer/ Rest: Im Feld „Dauer/ Rest“ wird die Dauer der Veranstaltung in Schulstunden dem unverplanten Rest dieses Stundenwerts gegenübergestellt. Der Wert der Veranstaltungsdauer ergibt sich aus der Summe der einzelnen Veranstaltungstermine. Eine Veranstaltung mit einem Einzel und einem Doppelstundentermine erhält demzufolge die Dauer „3“ unabhängig davon, ob die Termine in allen Wochen gleich stattfinden.

Termine: Im Feld „Termine“ geben Sie die Terminserie einer Veranstaltung ein. Über diese Eingabe bestimmen Sie automatisch die Dauer einer Veranstaltung. Tragen Sie im Eingabefeld „Termine“ eine selbstdefinierte Terminserie ein oder wählen Sie eine der vordefinierten Terminserien aus dem Aufklappmenü. Dabei gelten folgende Eingabekonventionen.

Termindauer: Der Wert einer ganzen Zahl definiert die Dauer eines Einzeltermins der bearbeiteten Veranstaltung in Unterrichtsstunden. Die Zahl „1“ steht für eine Einzelstunde, die Zahl „2“ für eine Doppelstunde die Zahl „3“ für einen Termin mit 3 Stunden usw.

Terminanzahl: Die Menge der ganzen Zahlen getrennt durch einen Bindestrich ohne Leerzeichen definiert die Anzahl der Unterrichtstermine. Die Notation „1-1“ steht für zwei Einzelstunden, die Notation „1-2“ für eine Einzelstunde und eine Doppelstunde“ usw. Die aus der eingetragenen Terminserie resultierende Veranstaltungsdauer wird im Feld „Dauer/ Rest“ entsprechend angepasst.

Unabhängig vom Block: Mit dem Haken im Kontrollkästchen an dieser Stelle legen Sie fest, dass verschiedene Einstellungen bezüglich der Veranstaltungen unabhängig von den entsprechenden Einstellungen anderer Veranstaltungen im gleichen Block beibehalten werden. Dies betrifft z.B. die Dauer, aber auch verschiedene Automatikvorgaben der Veranstaltung.

Schüleranzahl: Geben Sie die zutreffende Schülerzahl einfach über die Tastatur ein oder benutzen Sie die beiden integrierten Pfeilschaltflächen um den angegebenen Zahlenwert hoch- oder runterzusetzen. Standardmäßig ist hier der Wert eingetragen, den Sie in den Stammdaten der Klasse im Feld „Schüler“ eingetragen haben.

Periode: Das Feld „Periode“ verweist auf die Liste der Perioden in den Stammdaten. Um einer Veranstaltung eine bestimmte Periode zuzuweisen, wählen Sie bitte den gewünschten Eintrag aus dem Aufklappmenü.

Gültig von/ bis: Mit diesen beiden Feldern können Sie den Geltungszeitraum der zugewiesenen Periode auf ein genaues Anfangs- und Enddatum einschränken. Wenn z.B. der Unterricht in der ersten Periodenwoche nicht direkt am Montag, sondern erst am Mittwoch beginnt, dann können Sie im Feld neben „Gültig von“ das genaue Datum des ersten Unterrichtstages eintragen. Diese Einschränkung wird später von DAVINCI beim manuellen und automatischen Setzen berücksichtigt. Bei periodischem Montagsunterricht taucht die zugehörige Veranstaltung in der ersten Periodenwoche nicht im Plan auf. Wenn z.B. der Unterricht in der letzten Periodenwoche nicht erst am Freitag, sondern schon am Mittwoch endet, dann können Sie im Feld neben „bis“ das genaue Datum des letzten Unterrichtstages eintragen. Auch diese Information wird von daVinci beim Setzen des Unterrichts berücksichtigt. Bei periodischem Freitagsunterricht taucht die zugehörige Veranstaltung in der letzten Periodenwoche nicht im Plan auf.

Wochen: Das Feld „Wochen“ zeigt an, ob eine Veranstaltung in allen oder nur in bestimmten Unterrichtswochen stattfindet. Der Eintrag „Jede Woche“ weist darauf hin, dass eine Veranstaltung uneingeschränkt in allen Unterrichtswochen stattfindet. Findet Unterricht (in der Regel aufgrund einer Periode) nur in ausgewählten Unterrichtswochen statt, werden die Nummern der zugehörigen Kalenderwochen im Feld „Wochen“ eingeblendet.

Sollstunden und Terminserie

Wenn Sie eine Veranstaltung aus der Stundentafel erzeugen, dann wird der bei dem Fach auf der Stundentafel hinterlegte Wert in der Spalte „Soll“ als Veranstaltungsdauer vorbesetzt. Ebenso wird standardmäßig eine Terminserie eingerichtet. Die Aufteilung der Veranstaltungsdauer auf einzelne Termine, orientiert sich dabei an den Vorgaben, die Sie in den Programmoptionen zur Standardtermindauer, gemacht haben. Falls dort eine Standardtermindauer von „1“ hinterlegt wurde teilt DAVINCI beim Kopieren der Stundentafel die Gesamtdauer automatisch in Einzelstundentermine. Bei einem höheren Wert werden – so weit möglich – entsprechende Mehrstundentermine angelegt. Der nicht mehr durch den vorgegebenen Standardwert teilbare Rest wird in Einzelstundentermine zerlegt.

Um die Standardtermindauer in den Programmoptionen festzulegen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

  1. Blättern Sie im Menüband zur Registerkarte Extras.
  2. Klicken Sie in der Menügruppe Verwalten > Optionen.
  3. Folgen Sie in der Navigationsleiste des Dialogfensters Optionen dem Link Einstellungen.
  4. Setzen Sie im Bereich Veranstaltungsliste der Dialogseite Einstellungen den Haken im Kontrollkästchen vor Einzeltermine der Dauer
  5. Tragen Sie im Eingabefeld neben Einzeltermine der Dauer den gewünschten Standardwert für die Termindauer ein.
  6. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK.

Der bearbeitete Stundenwert wird nun als Standardtermindauer für die Einrichtung von Terminserien zugrunde gelegt.

Einer Veranstaltung eine Periode zuweisen

Wenn Sie der Veranstaltung keine Periode zugewiesen haben, können Sie die Unterrichtswochen der Veranstaltung im Dialogfenster „Veranstaltung“ individuell auswählen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

  1. Betätigen Sie die Schaltfläche Bearbeiten rechts neben dem Feld „Wochen“.
  2. Entfernen Sie im erscheinenden Dialogfenster „Wochen bearbeiten“ den Haken vor den Kalenderwochen, in denen die Veranstaltung nicht unterrichtet werden soll.
  3. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen im Dialogfenster „Wochen bearbeiten“ mit OK. Die Kalenderwochen der verbliebenen Unterrichtswochen werden nun im Feld „Wochen“ angezeigt.

Weitere Zuweisungen

Zeitschiene: In diesem Feld können Sie die Zeitschiene auswählen, auf der eine Veranstaltung angesiedelt ist. Standardmäßig ist hier die Zeitschiene „A“ hinterlegt. Darüber hinaus stehen die Zeitschienen „B“, „C“, „D“, „E“ sowie „X“ und „Y“ zur Verfügung. Durch die Zuweisung von Zeitschienen, können Sie der Setzautomatik detaillierte Vorgaben machen, welche Veranstaltungen sich im Plan überschneiden dürfen und welche nicht. Dabei gelten folgende Regeln:

  • Veranstaltungen, die sich auf der gleichen Zeitschiene befinden, dürfen von der Automatik nicht zum gleichen Zeitpunkt verplant werden, es sein denn diese Veranstaltungen befinden sich in einem gemeinsamen Block.
  • Veranstaltungen, die sich auf einer der Zeitschienen „A“ bis „E“ befinden, dürfen mit anderen Veranstaltungen, die sich auf einer anderen der Zeitschienen „A“ bis „E“ befinden zum gleichen Zeitpunkt verplant werden.
  • Veranstaltungen, sich auf der Zeitschiene „X“ befinden dürfen sich im Plan mit keiner anderen Veranstaltung der gleichen oder einer anderen Zeitschiene überschneiden, es sei denn die Veranstaltungen befinden sich in einem gemeinsamen Block.
  • Veranstaltungen, sich auf der Zeitschiene „Y“ befinden dürfen sich im Plan mit allen anderen Veranstaltungen der gleichen oder einer anderen Zeitschiene überschneiden, es sei denn diese Veranstaltungen befindet sich auf der Schiene „X“.

Um einer Veranstaltung die gewünschte Zeitschiene zuzuweisen, wählen Sie bitte den zutreffenden Eintrag aus dem Aufklappmenü des Feldes „Zeitschiene“.

Raum: Das Feld „Raum“ verweist auf die Liste „Räume“ in den Stammdaten.

Raumart: In diesem Feld können Sie die Raumart hinterlegen, die von der Automatik bei der Zuweisung eines Unterrichtsraums für die Veranstaltung berücksichtigt werden soll. Das Feld "Raumart“ verweist auf das Schlüsselverzeichnis „Raumarten“. Um einer Veranstaltung eine bestimmte Raumart zuzuweisen, wählen Sie bitte den gewünschten Eintrag aus dem Aufklappmenü.

Vorgaben: Nicht alle Spaltenwerte der Veranstaltungsliste können Sie allerdings über die Felder der Seite „Veranstaltung“ des aufgerufenen Dialogfensters eintragen oder verändern. Dies betrifft insbesondere die Spalten „Räume“, „Lehrer“ und „Klassen“ der Veranstaltungsliste. Die Einträge dieser Felder zählen zur Kategorie der Veranstaltungsteilnehmer für deren Bearbeitung das Dialogfenster die Ansicht „Teilnehmerplanung“ zur Verfügung stellt.

Die zugewiesenen Teilnehmer einer Unterrichtsveranstaltung, also u.a. Klassen, Räume, Lehrer, sehen Sie auf der Dialogseite „Veranstaltung“ im Anzeigefeld neben der Schaltfläche Vorgaben. Wenn Sie auf der Dialogseite gerade eine neue Veranstaltung erfassen, dann enthält dieser Bereich bereits den Vertreter der Planart, dessen Stundenplan Sie aktuell bearbeiten.

Hinweis

Wie Sie einer Unterrichtsveranstaltung im Dialogfenster „Veranstaltung“ Lehrer und Räume zuweisen können, erfahren Sie im Abschnitt Teilnehmer zu einer Veranstaltung hinzufügen.

Neben den Spalten „Räume“, „Lehrer“ und Klassen“ kann außerdem die Spalte „Fachfolge“ nicht über die Dialogseite Veranstaltung bearbeitet werden. Für die Eingabe des Fachfolgekürzels steht im Dialogfenster „Veranstaltung“ die Teilansicht „Zeitdetails“ zur Verfügung, mit der Sie die Automatikvorgaben einer Veranstaltung bearbeiten können.

Darüber hinaus hat die Dialogseite „Veranstaltung“ einige zusätzliche Felder für die Eingabe von Daten, die nicht in der Veranstaltungsliste angezeigt werden. Diese Felder sollen im Folgenden gesondert vorgestellt werden:

Titel: In diesem Feld können Sie einen Titel für die Veranstaltung erfassen. Dieser Titel wird in der Kalenderansicht der Veranstaltungstermine, die Ihnen im Programmbereich „Kalender“ zur Verfügung steht, angezeigt.

Wiederholung: Mit dem Eintrag in diesem Feld geben Sie an, ob eine Veranstaltung wiederkehrend in allen Unterrichtwochen bzw. den Wochen der zugewiesenen Periode oder nur einmalig in einer bestimmten Unterrichtswoche stattfinden soll. Standardmäßig ist hier der Eintrag „Periodisch“ für wiederkehrenden Unterricht voreingestellt. Um anzugeben, dass eine Veranstaltung nur in einer bestimmten Woche stattfinden soll, wählen Sie bitte den Eintrag „Einmalig“ aus dem Kontextmenu.

Hinweis

Die Einstellung im Feld „Wiederholung“ kann nur beim Anlegen einer Veranstaltung angepasst werden. Bitte beachten Sie, dass Veranstaltungen, die Sie aus einer Stundentafel erzeugen, automatisch zunächst als wiederkehrende Veranstaltungen angelegt werden. Um eine wiederkehrende Veranstaltung im Nachhinein in eine einmalige zu verwandeln, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie die Veranstaltung in der Veranstaltungsliste.
  2. Klicken Sie in der Menügruppe Start > Veranstaltungen auf die untere Hälfte der Schaltfläche Veranstaltung bearbeiten.
  3. Wählen Sie den Befehl In Einzeltermine umwandeln aus dem Aufklappmenü Die Wiederholungsart der Veranstaltung wird nun von Periodisch in Einmalig geändert.

Art: In diesem Feld können Sie die „Unterrichtsart“ der Veranstaltung zuordnen. Das Feld „Art“ greift auf das Schlüsselverzeichnis „Unterrichtsarten“ zu. Um eine Veranstaltung nach Ihrer Unterrichtsart zu kategorisieren, wählen Sie bitte den gewünschten Eintrag aus dem Aufklappmenü.

Fachstatus: In diesem Feld können Sie den „Fachstatus“ der Veranstaltung zuordnen. Die Eingabe des Fachstatus hat keine direkte Funktion für die Stundenplanung. Sie hat ausschließlich informativen Charakter, kann aber neben statistischen Zwecken z.B. auch für den Datenabgleich mit dem Schulverwaltungsprogramm Magellan wichtig sein. Das Feld „Fachstatus“ greift auf das Schlüsselverzeichnis „Fachstatus“ zu. Um eine Veranstaltung nach Ihrem Fachstatus zu kategorisieren, wählen Sie bitte den gewünschten Eintrag aus dem Aufklappmenü.

Schulform: In diesem Feld können Sie eingeben welcher Schulform die Veranstaltung zugeordnet ist. Die Eingabe der Schulform hat keine direkte Funktion für die Stundenplanung. Sie hat ausschließlich informativen Charakter und kann z.B. für statistische Zwecke genutzt werden. Das Feld „Schulform“ greift auf das Schlüsselverzeichnis „Schulformen“ zu. Um eine Veranstaltung nach Ihrer Schulform zu kategorisieren, wählen Sie bitte den gewünschten Eintrag aus dem Aufklappmenü.

Unterrichtsform: In diesem Feld können Sie die Unterrichtsform der Veranstaltung spezifizieren. Die Eingabe der Unterrichtsform hat keine direkte Funktion für die Stundenplanung. Sie hat ausschließlich informativen Charakter und kann z.B. für statistische Zwecke genutzt werden. Das Feld „Unterrichtsform“ greift auf das Schlüsselverzeichnis „Unterrichtsformen“ zu. Um eine Veranstaltung nach Ihrer Unterrichtsform zu kategorisieren, wählen Sie bitte den gewünschten Eintrag aus dem Aufklappmenü.

Merkmal: In diesem Feld können Sie der Unterrichtsveranstaltung ein zusätzliches Merkmal zuordnen. Die Eingabe eines zusätzlichen Merkmals hat keine direkte Funktion für die Stundenplanung. Sie hat ausschließlich informativen Charakter und kann z.B. für statistische Zwecke genutzt werden. Das Feld „Merkmal“ greift auf das Schlüsselverzeichnis „Merkmale“ zu. Um eine Veranstaltung nach einem zusätzlichen Merkmal zu kategorisieren, wählen Sie bitte den gewünschten Eintrag aus dem Aufklappmenü.

Intern: In diesem Feld können Sie ergänzende Informationen zu einer Veranstaltung eintragen. Der Eintrag, den Sie hier vornehmen besitzt keine direkte Relevanz für die Stundenplanung. Er hat rein informativen Charakter und kann z.B. für die interne Abstimmung mit anderen Planern genutzt werden.

Um die eingegebenen oder bearbeiteten Daten zu speichern, bestätigen Sie Ihre Angaben abschließend mit Schließen. Falls Sie eine Veranstaltung neu angelegt haben, so wird eine neue Zeile mit den zugehörigen Daten in der Veranstaltungsliste hinzugefügt. Damit eine neue Veranstaltung angelegt werden kann, müssen Sie mindestens eine Eingabe in den Feldern „Fach“ oder „Titel“ vornehmen.

Tipp

Wenn Sie mehrere Veranstaltungen einer Klasse nacheinander bearbeiten möchten, so müssen Sie das Dialogfenster nicht für jede Veranstaltung schließen und neu aufrufen. Klicken Sie bei geöffnetem Dialogfenster einfach auf die Zeile der nächsten zu bearbeitenden Veranstaltung in der Veranstaltungsliste der Klasse. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit mehrere Instanzen des Dialogfensters „Veranstaltung“ parallel zu öffnen. Auf diese Weise können Sie mehrere Veranstaltungen in der synchronen Zusammenschau anlegen bzw. bearbeiten.

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